10 Collaboration Tools für produktives Arbeiten

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Egal ob erfahrener Remote Worker oder kompletter Anfänger: langfristiges Arbeiten vom Home Office aus birgt viele Herausforderungen. Denn während bis vor ein paar Monaten vereinzelte Home Office Tage toll und nützlich waren, schaut der Arbeitsalltag aktuell gezwungenermaßen anders aus. Und viele große Unternehmen wie Twitter, Google & Co, haben die Anwesenheitspflicht im Office bis auf Weiteres komplett abgeschafft.

Die Herausforderungen im Home Office

Unabhängig von der derzeitigen Coronavirus-Krise, haben Buffer & AngelList auch heuer wieder mehr als 3.500 Personen zum Thema Remote Work befragt. Die Ergebnisse des “2020 State of Remote Work” zeigen deutlich, dass jeweils ein Fünftel der Remote Worker mit Kommunikation & Kollaboration oder Einsamkeit am meisten zu kämpfen hat (und das bereits das dritte Jahr in Folge!):

Diese 10 Collaboration Tools schaffen Abhilfe

Um die Kommunikation und Kollaboration mit KollegInnen und KundInnen in den kommenden Wochen und auch zukünftig zu erleichtern, stellen wir euch hier unsere Top 10 Collaboration Tools (plus einem Überraschungs-Tool) vor, die von uns bereits vielfach auf die Probe gestellt und für gut befunden wurden:

Kommunikation:

1 | Slack

Eine Lösung für präzise Echtzeitkommunikation, die alle Beteiligten auf dem Laufenden hält. Die Möglichkeit unterschiedliche Gruppen und themen- oder projektspezifische Channels anzulegen, sichert die Struktur und Übersicht. Die Möglichkeit via Emojis auf Nachrichten zu reagieren, reduziert überflüssige Benachrichtigungen und erleichtert das Reagieren auf Informationen.

Außerdem lassen sich viele weitere Tools integrieren (z.B. Zapier, Google Drive, Shopify), was die Kollaboration noch einfacher gestaltet.

2 | Google Hangouts Meet

Für Teams, die mit der Suite von Google (weitere Tools werden weiter unten vorgestellt) arbeiten, empfiehlt sich für Online-Teammeetings Google Hangouts. Links zum Video Call werden automatisch und unkompliziert im Google Calendar erstellt und an die Teilnehmer verschickt.

3 | Zoom

Für Webinars oder für den besseren überblick bei größeren Gruppen empfiehlt sich Zoom. Ähnlich wie Google Hangouts bietet es jedoch nützliche Add-ons, wie z.B. “Raise Hand” oder Abstimmungsmöglichkeiten.

4 | Teamviewer

Teamviewer holt den IT-Spezialisten ins Home Office: Über einen sicheren und passwortgeschützten Fernzugriff, können auf sämtlichen Endgeräten Probleme gelöst, Updates installiert, IT-Wehwehchen behoben oder andere Dinge (z.B. virtual onboarding) erledigt werden.

Projektmanagement:

5 | Asana

Asana ist eine All-in-one-Plattform, die dabei hilft Projekte, Aufgaben und Dateien übersichtlich zu strukturieren und mit Teammitgliedern oder Projektgruppen zu teilen. Zu den Standardansichten gehören die Listen- und Board-Struktur (oder Kanban), neu sind auch Ansichten als Zeitachse, Kalender oder Fortschritt – so lässt sich das Board bestens an die persönlichen Anforderungen oder Projekte anpassen.

6 | Trello

Auch Trello ist ein Online Tool, welches das Verwalten von To Dos und Übersicht über Projekte vereinfacht. Trello setzt dabei auf das Kanban-Design und bietet so eine simple und unkomplizierte, aber wirksame Struktur, die die Kollaboration unterstützt.

Während Asana eher von großen Teams genutzt wird, eignet sich Trello auch hervorragend für Einzelpersonen, die sich einen Überblick über ihre To Dos schaffen wollen.

7 | Confluence

Confluence hilft bei der Umsetzung und Strukturierung von Projekten und den dazugehörenden Aufgaben. To dos können erstellt, organisiert und gemeinsam bearbeitet werden. Der Vorteil von Confluence liegt definitiv in der flexiblen Gestaltung der Arbeitsbereiche: Mit vielen unterschiedlichen Dashboard-Elementen kann jeweils auf die Bedürfnisse des Projekts optimal eingegangen werden. 

File Sharing & Creation:

8 |  Mural 

Teamwork-Visualisierungen leicht gemacht: Bei Mural handelt es sich um ein kreatives Tool, mit dem man Dateien, Links, Dokumente oder Ideen ganz einfach per Drag & Drop auf ein großes HTML5-Drawing Board ziehen kannst. So entstehen Listen, Flowcharts, Diagramme oder Zeichnungen, die von Teammitgliedern mitbearbeitet werden können.

9 | Google Drive

Google Drive erleichtert die Speicherung, Synchronisierung von Dateien auf unterschiedlichen Endgeräten sowie das Teilen und gemeinsame Nutzen mit KollegInnen. Unterschiedliche Nutzungsberechtigungen für einzelne Dateien, Ordner oder ganze Drives vereinfachen die Verwaltung, sowohl für die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens in verschiedenen Abteilungen als auch das Teilen externer Inhalte.

10 | Docs, Sheets, Slides & Notes

Passend zu Google Drive gibt es von Google außerdem die G Suite, bestehend aus unterschiedlichen Tools und Applikationen. Besonders praktisch für das gemeinsame Erstellen und Teilen von Inhalten sind Folgende:

• Google Docs: Textdokumente werden direkt im Browser erstellt und automatisch im Drive gespeichert. Es können mehrere Personen in einem Dokument gleichzeitig arbeiten, Kommentare hinzufügen oder Tasks vergeben.
• Google Sheets: Perfekt für Daten und Berechnungen im Handumdrehen. KI-basiert schlägt das Tool außerdem nützliche Formeln vor oder erkennt Eingabemuster, die die Arbeit schneller erledigen lassen.
• Google Slides: Ist das Präsentationstool von Google, mit dem man ebenfalls kollaborativ Präsentationen erstellen kann. Dass bei einem Meeting die veraltete Version der Firmenpräsentation gezeigt wird, sollte mit Google Slides jedenfalls nicht mehr passieren.
• Google Notes: Hier lassen sich Ideen und To Dos ganz einfach auf “Post-its” notieren, strukturieren und auch mit Teamkollegen teilen. Bilder oder Textpassagen aus Notizen können außerdem simpel und schnell in andere Google Dokumente eingegliedert werden und durch die automatische Synchronisation hat man die Notizen vom Handy auch direkt am Laptop.

Last but not least | Giphy

Auch wenn es kein Collaboration Tool im engeren Sinne ist, finden wir dennoch, dass Giphy – vor allem in ernsten Zeiten wie diesen – einen wertvollen Beitrag zur Kommunikation mit Teamkollegen leistet. Ein virtuelles High-Five, ein motivierender Roboter-Tanz oder eine Aufheiterung – in der Online-Datenbank für animierte GIF-Dateien findet sich jedenfalls für jede Situation ein passendes Motiv. Und wie heißt es so schön: Ein Bild sagt mehr als tausend Worte.

Abschließend ist zu sagen, dass diese Tools natürlich nur funktionieren, wenn sie auch von jedem Mitglied des Teams genutzt werden. Denn nur wenn alle auf die gleiche Art und Weise kommunizieren, können wir die Herausforderungen überwinden und produktiv sein – ganz gleich, ob remote von zuhause aus oder Seite an Seite im Büro.

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