Dinamizar las reuniones online: 7 consejos para que tus reuniones online sean un éxito

La tecnología ha cobrado un papel fundamental en el día a día de estos últimos meses. En el ámbito laboral, el plano digital ha permitido que, para muchas empresas, la actividad no parase nunca y, en esto, las reuniones online llegaron para quedarse. Hoy siguen siendo parte de la jornada de muchas plantillas y, después de tantos meses, mantener la implicación y evitar la fatiga “tecnológica” es más importante que nunca. Aquí van algunos consejos para dinamizar este pilar de nuestra rutina de trabajo.

Las reuniones online están a la orden del día. La operativa normal, la física, ya no es una opción para muchas empresas, no solo por la pandemia, sino por una descentralización cada vez mayor de la plantilla y una tendencia al trabajo en remoto. Internet, en este sentido, nos ha proporcionado un entorno que multiplica nuestras posibilidades.

Sin embargo, este nuevo ecosistema virtual trae varios retos, entre los que la desconfianza y el cansancio digital cuentan con un protagonismo inédito. Afortunadamente, se pueden aplicar los mejores mecanismos para que, tal  como dice la sabiduría popular, no se construya la casa por el tejado.

Actividades virtuales: buscando el contacto

Todo iba sobre ruedas, hasta que nos encontramos metidos de lleno en una situación inesperada, cargada de incertidumbre, miedos y limitaciones a nivel personal, laboral y social. El estrés emocional que se derivó de la pandemia dificulta en muchos casos el rendimiento y la motivación laboral y proporciona una sensación de soledad que, antes en la oficina, era mucho menos común.

Por eso, potenciar el contacto diario con los compañeros es esencial para el bienestar de toda una empresa. El teambulding siempre ha sido una de las herramientas más útiles para resolver este tipo de problemas. 

¿Puede funcionar un teambuilding virtual? La respuesta es sí. A lo largo del año 2020, se han puesto en marcha múltiples iniciativas y actividades online para aprovechar los beneficios de estas actividades en diferentes modalidades:

  • Virtual team challenges: Competiciones online por equipos, en las que hay que superar una sucesión de retos en un tablero virtual. Gracias a las posibilidades de internet, se crean salas de videollamadas privadas y se diseñan pruebas, ya que la actividad busca fomentar la cohesión y la creatividad del grupo de forma online.
  • Get to know each other: El networking también es posible en un entorno online. Los juegos para romper el hielo y que un equipo se conozca mejor. Por otro lado, en un entorno profesional, el networking no es fácil de practicar online, por eso LinkedIn ha lanzado una nueva funcionalidad para iniciar una videollamada, facilitando el contacto entre aquellos que acaban de conectar. Esto facilitará la desvirtualización.
  • Cervezas virtuales: Si hay algo de lo que muchos verdaderamente tenemos ganas es de tomarnos unas cervezas con nuestros compañeros, el afterwork por excelencia. Son muchas las aplicaciones que se prestan a esta situación, desde una simple llamada grupal por Skype, Zoom o Meet, hasta aplicaciones de juegos como Houseparty, Pinturillo o Craft Beer Quiz, una cata gamificada online con cervezas artesanas que llegan a casa de cada participante para hacer una degustación dirigida por un maestro cervecero y descubrir las características de esas cervezas a través de un concurso.
  • Escape rooms: Al mundo virtual han llegado las reuniones, los workshops formativos, actividades de teambuilding o los eventos online. Lo que está claro es que los contenidos que podemos encontrar en este nuevo entorno se pueden desarrollar totalmente a medida. Es el caso de los escape rooms, juegos en los que los participantes compiten por grupos y se enfrentan a diferentes misiones que han de resolverse secuencialmente y donde se van activando más niveles de dificultad, con el objetivo de “escapar” de la sala.
  • Talleres virtuales: Se puede generar engagement a través de talleres con impacto social, como son aquellos destinados a mejorar la salud de los empleados mediante la promoción de deporte “colectivo” o hasta concursos de cocina para trabajar la cohesión del equipo.

Consejos para conseguir reuniones virtuales más productivas

Pese a que las reuniones online llevan tiempo instauradas en equipos internacionales, y llevan ya un año en la vida de hasta los que nunca antes las habían conocido, las reuniones en remoto están peor gestionadas que las presenciales, a veces son menos participativas y se pierde la concentración de los asistentes. Entonces, ¿cómo podemos conseguir que nuestra reuniones online sean más productivas?

  1. No invites a gente de más. El exceso de asistentes hace que baje la calidad de la reunión, aunque no estar invitado a una reunión sea algo molesto, hay que cambiar la mentalidad. Si existe un punto positivo en las reuniones online es que son fácilmente grabables y reproducibles.
  2. Preparar una agenda. Estar preparados para la reunión es esencial, elaborar una serie de preguntas ayudará a centrar la reunión y decidir quién debe asistir a ella. Si has podido resolver todas las cuestiones, es que la reunión ha sido positiva.
  3. Duración. Es importante que duren el tiempo estrictamente necesario, a partir de los 45 minutos nuestra atención baja exponencialmente, por eso lo ideal es que nuestras reuniones no superen los 15-20 minutos.
  4. Moderación. La clave es que los participantes que asistan puedan participar, moderar o animar la reunión. Esto implica además de gestionar conflictos, gestionar tiempos y capturar información.
  5. Silencio. Parece algo obvio, pero ya que tenemos la opción de silenciar nuestro micrófono, ¿por qué no hacerlo? De esta forma contribuimos a que no haya ruido de fondo y favorecemos la claridad del mensaje.
  6. Face to face online. Activar el video hace que la comunicación mejore, así se reducen posibles malentendidos gracias a que dejamos ver el lenguaje no verbal. Esto aumentará la probabilidad de realizar una videollamada de lo más efectiva.
  7. Herramientas colaborativas. Compartir la pantalla, utilizar el chat, realizar encuestas, son algunas prácticas importantes  para incentivar la participación.

Pero… seamos honestos. «La vida laboral virtual nos tiene agotados». Si estás de acuerdo con esta frase, y te gustaría encontrar una opción segura y que encima te aporte mucho más que el simple hecho de salir de casa, ¡vente a Talent Garden! Haz click aquí para saber más sobre todo lo que tenemos que ofrecerte.

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