Lavorare da remoto con Office 365

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La soluzione innovativa di Microsoft che permette di accedere a un vasto ecosistema di applicazioni e funzionalità per agevolare la produttività dei flussi di lavoro da più dispositivi prende il nome di ​Office 365​. Ancora per poco però, infatti il servizio promosso dal team di Redmond, adottato da aziende e privati, sarà conosciuto a breve come ​Microsoft 365​ e sarà accompagnato dal rilascio di nuove feature (stay tuned!)

In questo articolo vogliamo offrirti una panoramica su come gli strumenti di Office 365 possono potenziare la ​comunicazione​, la ​condivisione​ e la ​collaborazione​ all’interno di team di lavoro. Questi sono infatti i tre macrotemi su cui ti consigliamo di agire ​per accompagnare la tua azienda nella transizione verso modalità di lavoro da remoto​.

Quando parliamo di comunicazione e condivisione, pensiamo sia a funzionalità tradizionali come lo scambio di mail e l’organizzazione di meeting, sia ad altre social-oriented, che permettono di diffondere la visione e l’identità aziendale. Quando si tratta invece di collaborazione, facciamo riferimento ad applicazioni che permettono la creazione, la modifica, la condivisione e il “co-editing” di documenti in maniera smart ed efficace, rafforzando l’ingaggio e la produttività dei team.

Una dovuta premessa: se da un lato Office 365 abilita il tuo team a lavorare da remoto, grazie alla sua architettura tecnologica integrata, dall’altro l’utilizzo di alcune app, soprattutto al primo approccio, non è sempre immediato. Per questo motivo abbiamo realizzato una serie di video pillole che illustrano come acquisire in pochi semplici passi tutte le conoscenze necessarie all’uso ottimale dei principali app. Le puoi trovare su Antea Platform, il laboratorio digitale di Talent Garden pensato per la formazione e per il coaching sui temi dello Smart Working, del teamwork, del Digital HR e dei trend tecnologici.

1. Comunicare in modo fluido e rapido. Teams, il tuo “ufficio virtuale”

Da ormai tre anni Microsoft ha rilasciato la app ​Teams​.
Pensata per sostituire la app di comunicazione Skype for Business (che verrà ritirato il 31 luglio 2021), ha finito per evolversi in un vero e proprio “ufficio virtuale”. ​infatti​ diventata​ “un hub di App”​, ovvero un’unica interfaccia che accoglie e integra molte delle funzionalità degli altri applicativi di Office 365.

Una volta effettuato l’accesso, infatti, puoi organizzare i tuoi contatti in team di lavoro, coinvolgendo persone interne ed esterne alla tua organizzazione. In questo modo connetterti con i tuoi colleghi sarà immediato. Potrai comunicare con loro attraverso differenti canali di comunicazione (conversazioni e chat). Il valore aggiunto di Teams, come accennato, è proprio l’integrazione con altre app della suite. Ecco le principali:

  • Calendario di Outlook: per fissare meeting con i tuoi team
  • OneDrive e Sharepoint: per visualizzare, aprire e modificare i file condivisi
  • Planner: per organizzare al meglio le attività
  • OneNote: per appuntare note condivise con i colleghi.

Anche a seguito delle contingenze causate dall’emergenza Covid-19, Microsoft sta potenziando e perfezionando le funzionalità di meeting di Teams. Entro un anno potrai ​eliminare il rumore in tempo reale​ (riducendo il ticchettio della digitazione sulla tastiera durante le call) e ​richiedere la parola, alzando virtualmente la mano​.

Inoltre trovi già introdotte​ la ​sfocatura dello sfondo​ (preziosa quando ti colleghi da casa e vuoi mascherare una cornice domestica talvolta troppo casual) e la ​possibilità di registrare i meeting​, per poter recuperare eventuali momenti salienti che ti possono sfuggire.

2. La condivisione potenzia la cultura aziendale

Se stai adottando lo Smart Working, scommetto che una delle tue necessità principali è quella di mantenere una cultura del lavoro sana, attraverso azioni coordinate di comunicazione interna, HR e employee engagement​.

Prova ​Yammer, una piattaforma di ingaggio social ​che consente ai colleghi di restare informati sui fatti relativi all’organizzazione. Potrai costruire community (gruppi) attorno a temi specifici e stimolare la connessione tra le persone. Molte aziende utilizzano Yammer per:

  • raccontare successi aziendali (i cosiddetti “Complimenti”)
  • condividere conoscenze e documenti, rendendoli trovabili grazie agli hashtag
  • lasciare like, commentare e condividere, come qualsiasi piattaforma social

Un’altra app fondamentale nel coinvolgimento dei dipendenti anche a distanza è ​SharePoint​. Si tratta di un vera e propria ​piattaforma aziendale dedicata alla gestione dei contenuti​, nella quale puoi costruire raccolte di siti web e accedere a repository online di documenti.

Dotarsi di questi tool di condivisione significa attivare sull’intera organizzazione un ​sistema di ingaggio capillare, grazie ai sistemi di notifiche multi-device​. Infatti puoi scaricare le mobile APP di quasi tutti i tool di Office 365 sul tuo smartphone aziendale, essere raggiunto dalle notifiche push e restare sempre aggiornato con i tuoi colleghi.

3. Collaborare per migliorare e aumentare la produttività

Indipendentemente dal ruolo che svolgi in azienda, mentre lavori da remoto, la tua ​produttività​ può essere addirittura ​potenziata, grazie all’utilizzo di strumenti in cloud​, come Office 365, che sono accessibili online​ ​in qualsiasi momento e da qualunque dispositivo​.

Il componente principale dell’architettura tecnologica cloud di Microsoft è ​OneDrive for Business​, uno spazio dedicato all’​archiviazione, alla gestione e alla condivisione di file​ all’interno della tua rete professionale (i documenti che visualizzi all’interno di ​Teams​, che abbiamo citato poco sopra, risiedono fisicamente dentro OneDrive).

Una nota: puoi fruire dei tuoi file anche in assenza di connessione, lavorando in ​modalità offline. Quando tornerai online, la sincronizzazione​ di OneDrive ​renderà disponibili​ al resto dell’organizzazione​ i file aggiornati ​delle nuove modifiche.

Collaborare significa operare insieme ma anche ​coordinarsi​, definendo il “chi/fa cosa/quando”. Nella gestione delle attività, Planner​ è il tool che fa per te. Assegna task al tuo team, indicando priorità e scadenze dalla tab bacheca, monitora l’andamento dell’operatività nella tab grafici e verifica le prossime attività dal tab pianificazione, mediante la vista calendario.

Quando si parla di gestire dati in cloud, quelli della ​protezione e ​dell’​accessibilità sono temi caldi. Per garantire la sicurezza e la tracciabilità del tuo ecosistema

  • verifica e di imposta i parametri di accesso ai dati sensibili​ in base alle tue esigenze
  • gestisci i permessi dei dispositivi collegati​, controllando così l’accesso di tutti al patrimonio informativo aziendale

Per concludere…

“Every company is at a different stage of their journey to the cloud. Every IT leader needs to define the priorities to enable productivity from anywhere across their organization’s workforce.”

Così scrive Nathalie D’Hers, General Manager a Microsoft, riguardo il lavoro da remoto. Sostiene che nel percorso verso la migrazione verso nuove modalità di lavoro, le aziende debbano sviluppare strategie innovative di crescita e di business per affrontare una trasformazione interna in termini di cultura aziendale e di gestione delle relazioni.

Il periodo di emergenza Covid-19, che ha costretto molte organizzazioni a muoversi verso lo “smart”-working (gli esperti affermano che non è affatto “smart”, in quanto obbligato e non scelto consapevolmente), sta accelerando fortemente questo processo di change.

È risaputo ​che i cambiamenti spaventino e lascino disorientati, ma siamo certi che il periodo attuale di riorganizzazione e di comprensione delle logiche di questo nuovo scenario, può aprire orizzonti di evoluzione per il futuro, munendo le aziende italiane di nuovi asset di strumenti e di conoscenze, che risultano preziosi anche in modalità di lavoro in presenza.

 

Martina Asara & Marco Areni

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