Lista definitiva dei tool di Digital Transformation: 2° step

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Dopo aver intrapreso i primi passi di Digital Transformation, come Digital Officer sei in grado di eseguire un’analisi completa del modello di business dell’azienda, individuandone i punti di forza e gli aspetti da potenziare. Riesci a visualizzare scenari futuri di innovazione e a pianificare le azioni strategiche per realizzarli.
Ma per comprendere chi sono i tuoi clienti e quali sono i loro bisogni, revisionare i processi necessari a soddisfarli e definire con precisione i tuoi obiettivi specifici, attraverso un utilizzo consapevole dei dati, hai bisogno di questi tool che ti permetteranno anche di sviluppare, prototipare e presentare il tuo prodotto o servizio.

LIVELLO IMPLEMENT

1. Cluster Analysis

La Cluster Analysis è uno strumento che permette di organizzare i risultati di un’analisi di mercato in maniera visiva, raggruppando gli utenti con caratteristiche comuni per individuare i segmenti di target.

STEP BY STEP

1. Raccogli un campione di clienti (puoi utilizzare survey, interviste, oppure affidarti ad analisi di mercato svolte precedentemente)

2. Scegli le variabili da assegnare a ogni asse del grafico, utilizza le caratteristiche (anagrafiche, geografiche, sociali, …) in base alle quali vuoi analizzare i tuoi potenziali clienti

3. Inserisci ogni persona campionata nel grafico, individuandola con un punto posizionato nello spazio in relazione alle variabili scelte

4. Osserva il risultato: ci sono delle zone più dense di punti; tali aree sono i cluster di clienti più significativi per l’azienda

Il risultato di questa analisi statistica è un grafico che visualizza la distribuzione dei clienti in base alle classificazioni fatte, ricollegandoli per classi (cluster). Oltre a individuare i cluster, puoi confrontarli tra di loro, valutare quelli più numerosi o quelli più indicati per sviluppare la tua strategia.

2. Customer Journey Map

Customer Journey Map è una mappa visuale che descrive cronologicamente il percorso compiuto dall’utente durante la fruizione di un servizio, partendo dal momento in cui ne viene a conoscenza fino al momento in cui ne termina l’utilizzo. Il percorso compiuto dal cliente è suddiviso in step ed è rappresentato da una mappa visiva che mostra su piani diversi l’azione compiuta in ogni tappa, i canali attraverso cui il servizio si svolge, i touchpoint e le persone con cui l’utente interagisce.

STEP BY STEP

1. Su un poster applica post it di diversi colori, uno per piano di lettura, per descrivere cosa accade all’utente (colore a), con chi e cosa si interfaccia (colore b), attraverso quali canali fruisce del servizio (colore c) e quali sono le azioni che compie in ogni step (colore d)

2. Il percorso viene mappato in ordine cronologico a partire dal momento in cui l’utente viene a conoscenza del servizio, passando per la sua fruizione, fino al momento in cui l’interazione con esso termina

Customer Journey Map si sviluppa in senso orizzontale e in senso cronologico. Se la mappa è generata in una sessione di codesign, l’output consisterà in una fila di post it che potrà essere successivamente formalizzata in un documento; questo accompagnerà gli attori coinvolti in tutto il processo di creazione e messa in pratica del servizio in oggetto.

3. Data Research, Cleaning and Analysis

Data Research, Cleaning and Analysis è un processo che, attraverso l’utilizzo di software specifici, permette di raccogliere dati grezzi da diverse fonti (Open Data, API, Web Scraping, ecc.) e in seguito effettuare una selezione sempre più specifica e accurata per ottenere solo i dati che interessa studiare in base agli obiettivi o strategie.

STEP BY STEP

1. Individua la fonte dei dati di interesse (Data lake, Data Warehouse, Open Data, Web, ecc.)

2. Procedi con la raccolta (API, Web Scraping, Download da Database)

3. Con un software specifico inizia a ripulire i dati (es. Open Refine)

4. Con gli strumenti del software, elimina i dati superflui ai fini del tuo studio e procedi con l’analisi di quelli di interesse 

L’obiettivo è quello di ottenere dati importanti e informazioni utili per le strategie e renderli utilizzabili per analisi più approfondite. I dati devono essere rifiniti al meglio e ben organizzati per poter essere studiati con più semplicità.

4. Data Visualization

È una tecnica per interpretare attraverso una visualizzazione semplice e intuitiva un set complesso di dati. A ogni struttura di dataset può corrispondere più di una rappresentazione, ognuna delle quali evidenzia diversi aspetti peculiari del dataset, relativamente all’obiettivo dell’interpretazione.

STEP BY STEP

1. Definisci l’obiettivo della visualizzazione quindi interpreta il dataset, definendo le variabili più rilevanti

2. Carica i dataset in un software specifico (QGis, Carto, Gephi, rawgraphs.io, datavizcatalogue.com) oppure imposta manualmente il grafico appropriato per la tua visualizzazione

3. Tra le opzioni che ti propone il software, seleziona il grafico più opportuno all’obiettivo definito nel punto 1

4. Ricorda, quando mostri la rappresentazione ad altri, di allegare sempre la legenda

L’obiettivo è quello di generare visualizzazioni grafiche di diversi tipi che siano in grado di dare più informazioni rispetto alla semplice lettura dei dati. Grazie a questo tool puoi esplorare concetti particolarmente complessi e identificare nuovi pattern universalmente comprensibili.  Alcuni software specifici sviluppano visualizzazioni interattive, che consentono la lettura approfondita dei dati, quando si interagisce con essi.

5. Digital Prototyping

Digital Prototyping è un procedimento per rendere fruibile e comprensibile al cliente un prototipo semi funzionante di un’interfaccia web/app senza l’utilizzo di codice. 

STEP BY STEP

1. Definisci le funzionalità primarie del prodotto digitale da prototipare

2. Definisci l’architettura dell’informazione

3. Individua gli utenti e le varie possibilità di interazione all’interno della piattaforma

4. Rappresenta una bozza della piattaforma wireframe (o grafica) di tutte le schermate

5. Determina e rappresenta i flussi in un unico foglio

6. Utilizza un software di prototipazione per la ricomposizione interattiva delle schermate/flussi.

Il Digital Prototyping definisce l’efficacia di un determinato prodotto web (sito o app) a un costo molto basso: un prototipo funzionante da presentare a un non esperto per la fase di test.

6. Digital Skills Cards

Le Digital Skills Cards sono 54 carte utili a mappare le attitudini e le competenze digitali all’interno dei team di un’azienda, sia lato corporate sia lato B2C. Si opererà sia in senso quantitativo che qualitativo, assegnando a ogni personas differenti parametri.
Identificare e valutare le digital skills oggi è fondamentale e in futuro sarà vitale. Le competenze digitali non riguardano solo l’ambito IT, ma tutti gli ambiti e settori. Oggi si parla spesso di ‘skills gap’, vale a dire la differenza tra le competenze che i diversi profili professionali dovrebbero avere, così come descritti dagli annunci di lavoro, e quelle che sono effettivamente disponibili sul mercato. In primo luogo sono i lavoratori a lamentare la mancata corrispondenza tra le job description e le competenze possedute. Dall’altro lato un terzo delle aziende ritiene che la mancanza di dipendenti con skill adeguate sia uno dei principali ostacoli alla crescita.

STEP BY STEP

1. Presenta il mazzo di carte declinato in 6 diversi cluster: Digital Marketing, Data, Design, Coding, Business Management e Jolly accompagnandolo in una prima fase al Personas Canvas in modo da mappare le competenze dei gruppi di riferimento analizzati

2. All’interno del canvas riporta le competenze specifiche su post it colorati accorpando per colore in base ai diversi cluster di riferimento

3. Dopo aver mappato le personas, le cards ti serviranno ad identificare le skills del profilo desiderato: in poche parole, a partire dalla personas di riferimento, quali competenze mancanti è necessario aggiungere e quali invece potenziare?

L’obiettivo delle card è quello di clusterizzare hard e soft skill attribuendo alle personas di riferimento le competenze appropriate per il proprio settore non solo strettamente legato alla propria professione, ma ad ampio raggio. Al fine di ottenere una profilazione e un output di ricerca affidabile in un primo momento vanno esaminate le competenze soft, per poi passare a quelle proprie del settore di appartenenza e arrivare infine a monitorare quelle al di fuori del proprio ambito di competenza, avvalendosi nel corso di tutte e tre le fasi delle card jolly applicabili in modo trasversale ai diversi cluster. L’output consiste in una serie di post it che delineano la personas as is e as expected. L’utilizzo del Training Canvas fa emergere le skill mancanti con l’obiettivo di attribuire priorità diverse a seconda dell’ambito di appartenenza.

7. Functional Analysis

La Functional Analysis è un diagramma funzionale che mappa tutte le interazioni tra gli elementi che permettono il funzionamento di un certo prodotto o servizio. Visualizza l’intera rete di soggetti, beni, strumenti e azioni coinvolte, rendendo immediata la comprensione delle debolezze o dei punti di forza dell’intero sistema.

STEP BY STEP

1. Disegna il diagramma funzionale. Rappresenta come nodi (componenti) della rete i soggetti coinvolti, i beni interessati, gli strumenti e le condizioni ambientali specifiche. Collega i componenti attraverso una freccia e scrivi su ogni link l’azione che ogni componente svolge sugli altri.

2. Definisci un sistema condiviso con il team per definire le seguenti categorie:

  • Distingui i componenti in “Principale”, “Secondario” e “Ambientale”, assegnando ad ognuno di essi un aspetto distintivo (inscrivi i componenti in forme diverse, usa più colori o abbinali a un simbolo)
  • Distingui le azioni in “Utile”, “Insufficiente”, “Utile eccessiva” e “Dannosa” e rappresentale con tratti differenti o utilizzando diversi colori.

3. Implementa la mappa con il sistema grafico definito: attribuisci ad ogni componente e ad ogni link l’aspetto più appropriato.

4. Osserva la mappa con il team di analisi e individua le criticità e i punti di forza del sistema.

L’obiettivo principale è la visualizzazione, attraverso un diagramma funzionale interpretato secondo la gerarchizzazione e la categorizzazione degli elementi coinvolti e delle loro funzioni reciproche, dell’assetto funzionale di un prodotto / servizio. Dall’analisi di tale diagramma, si comprendono le funzioni necessarie e quelle inutili e si possono prendere decisioni relativamente alle funzioni da potenziare o da eliminare dall’ecosistema in esame. Può anche essere utile per allineare le visioni dei vari membri del team che ragionano insieme sul prodotto o servizio mentre completano la mappa.

8. Kanban Board

Il Kanban Board è uno strumento che ha lo scopo di organizzare visivamente le attività previste, quelle in corso e quelle fatte nell’ambito dello sviluppo di un qualsiasi progetto.

STEP BY STEP

1. Dividi una board in 3 colonne: to do, doing e done

2. Indica per le attività in corso il limite massimo di capacità. Con il termine WIP limit si intende il numero massimo di attività che si possono prendere in carico contemporaneamente

3. Per ogni attività da svolgere crea un “cartellino”, definito dal modello Kanban Card e inseriscilo nell’apposita colonna, possibilmente indicando il team o la risorsa assegnataria dell’attività

4. Sposta le card dalla colonna to do, alla doing e allo done man mano che si procede con la realizzazione dei lavori previsti. Il flusso è attivato dalle colonne a valle che hanno capacità residua rispetto ai WIP limit impostati

Il Kanban Board permette una gestione trasparente dell’organizzazione del lavoro del team grazie a una comunicazione intuitiva e real time sulla propria capacità produttiva. Grazie alla visualizzazione accessibile a tutti i membri del team si ottiene una piena tracciabilità, un maggiore focus sugli obiettivi del progetto e una chiara identificazione dei processi bloccati e delle interconnessioni.

9. Presentation Design Canvas

Presentation Design Canvas è uno strumento di presentazione che riassume in pochi minuti le informazioni chiave di un’idea, di un progetto o di un prodotto per trasferirlo in modo efficace a un audience di riferimento

STEP BY STEP

1. Inserisci nella sezione “Content & Value” i diversi messaggi chiave che desideri veicolare con la presentazione

2. Inserisci nella sezione “Audience” i profili delle persone alle quali vuoi veicolare la tua presentazione

3. Inserisci nella sezione “Tone of Voice” il tono di voce che vuoi utilizzare con i diversi tipi di audience

4. Inserisci nella sezione “Channels” le modalità con le quali veicolare la tua presentazione

5. Inserisci nella sezione “Deliverables” i momenti ben distinti in cui scandire i contenuti

6. Inserisci nella sezione “To Do” la descrizione delle diverse attività da mettere in atto per far sì che tutto ciò che sia stato inserito in precedenza nei building block della parte destra possano esistere.

7. Inserisci nella sezione “Tools” gli strumenti abilitanti

8. Inserisci nella sezione “External Support” altri attori esterni che ti sono di supporto

10. Inserisci nella sezione “Effort” lo sforzo da investire in campo per svolgere le diverse attività

Compilando il canvas si ricava la struttura base della presentazione, il valore da trasferire all’audience, le priorità e i focus più importanti e infine i risultati concreti della presentazione.

10. Rapid Prototyping

Rapid Prototyping è una tecnica di Design Thinking per costruire rapidamente un prototipo fisico, con lo scopo di testarne alcune caratteristiche specifiche, per accelerare il processo d’innovazione. Il prototipo è un oggetto fisico con il quale l’utente può interagire, sperimentando alcune caratteristiche o funzionalità del prodotto finale. Si tratta di un prodotto a bassa fedeltà rispetto a quello finale, progettato e costruito rapidamente, con materiali poveri e facilmente modificabili, in modo da testare, correggere e ri-testare agilmente gli aspetti chiave del prodotto in esame.

STEP BY STEP

1. Definisci le caratteristiche o le funzionalità che desideri testare: possono riguardare l’interazione con il sistema, una o più funzionalità specifiche, l’ergonomia del prodotto

2. Progetta il prototipo: non è necessario investire molto tempo e denaro nella realizzazione dell’oggetto. Al contrario, un prototipo costruito velocemente e facilmente modificabile, consente un momento di test più lungo e più proficuo

3. Costruisci il prototipo: anche in questo caso, non sono necessari professionisti specializzati. Chiunque può costruire un prototipo, utilizzando materiali poveri e facilmente reperibili. Carta, colla, spago… tutto è ammesso! Talvolta, per la costruzione di componenti più complessi, si ricorre anche all’utilizzo di una stampante 3D o altri strumenti facilmente reperibili nei Fablab

4. Testa il prototipo: coinvolgi le persone necessarie alla comprensione degli eventuali problemi riguardanti le caratteristiche in esame e lasciali liberi di sperimentare (eventualmente assegnare loro un task specifico)

5. Modifica il prototipo in tempo reale: se possibile, quando emerge un problema ricorri nell’utilizzo del prototipo (sia derivante da un limite costruttivo, ma soprattutto se si tratta di un problema che inficerebbe il prodotto finale), correggendolo sul momento. Più tentativi si fanno, maggiori sono le probabilità di trovare la soluzione ideale per l’utente finale

L’obiettivo del Rapid Prototyping è quello di comprendere eventuali errori di progettazione e possibili spunti d’intervento, per migliorare l’usabilità per l’utente del prodotto finale. I prototipi sviluppati possono essere più di uno. In questo caso, si procederà anche a un’operazione di A/B Testing tra le varie versioni.

11. Social Network Analysis

La Social Network Analysis è un’analisi delle reti sociali presenti all’interno delle organizzazioni, da cui deriva una rete complessa, che serve a evidenziare come gli individui – i nodi – interagiscono tra di loro – i link – e quali sono i loro livelli di influenza e importanza. Attraverso questo tool puoi riuscire a intuire le relazioni sociali tra le persone, al di là dei loro ruoli aziendali.

STEP BY STEP

1. Somministra un questionario al network che scegli di analizzare. La survey può riportare semplici domande su persone specifiche all’interno del network, ad esempio “chi è il più innovativo della tua azienda?”, oppure su alcuni temi specifici, come ad esempio l’utilizzo dei dati in azienda

2. Dalla survey ricava un dataset. Nel primo caso (domande su persone) esplicita le persone come nodi e le relazioni tra esse come link. Nel secondo caso, in cui le domande riguardano tematiche specifiche, organizza i dati raccolti in una griglia

3. Nel caso in cui la griglia presenti più variabili,  devi collassarla su una di queste, in modo da renderla monodimensionale.

4. Inserisci il dataset creato in un software per la Social Network Analysis (Gephi) in modo da visualizzare graficamente nodi e link

5. Una volta caricato è possibile applicare algoritmi di forza disponibili sul software (ad es. Fruchterman Reingold), che permette di evidenziare all’interno della rete complessa i vari cluster che si vengono a formare. Tramite il calcolo per nodi e link di weakness e betweenness è possibile quantificare la struttura delle relazioni sociali che intercorrono nel network

La Social Network Analysis ha l’obiettivo di rendere graficamente esplicita la relazione tra i diversi nodi (persone, reparti dell’organizzazione…) e verificare quali di questi hanno un ruolo di connettore tra i cluster, quali hanno una molteplicità di relazioni oltre il normale (HUB) e quali invece hanno pochi collegamenti e quindi risultano isolati e poco importanti. Ad esempio, dall’analisi della rete è possibile visualizzare la “reale” organizzazione aziendale che va al di là dei ruoli, individuare dipendenti che hanno una funzione di connettore tra i diversi dipartimenti e quelli che invece lavorano isolati oppure mappare gli scambi di dati e informazioni all’interno dell’organizzazione.

12. Stakeholder Analysis

Stakeholder Analysis è un processo finalizzato a elaborare una visione completa di tutte le unità organizzative (persone, associazioni, istituzioni ecc.) influenzate dal prodotto/servizio o dall’azienda che si sta analizzando. Si svolge con il supporto di tre strumenti distinti: una checklist, una tabella e una matrice. Questi strumenti si utilizzano insieme per avere una visione completa di tutte le unità organizzative influenzate dal progetto o dall’azienda.

STEP BY STEP

1. Inizia con la checklist, ossia con l’elenco di domande a cui si deve rispondere per avere una visione generale delle unità organizzative. Le domande possono essere:

  • Chi sono gli utenti/clienti?
  • Chi ha interessi finanziari?
  • Chi può essere positivamente o negativamente influenzato dall’attività?
  • Chi controlla il progetto?
  • Chi sono i fornitori?
  • Chi porta servizi?
  • Chi è parte dell’esecuzione del progetto?
  • Chi manca?

2. Prosegui compilando la stakeholder table, ovvero una tabella in cui emergono i livelli di impatto dei vari stakeholder sull’attività. Nella tabella si specificano nome dello stakeholder individuato, se è primario (ossia se ha influenza diretta) o secondario (ossia se ha influenza indiretta), interno (se è parte dell’organizzazione) o esterno (se non è parte dell’organizzazione) e che tipo di impatto ha sul progetto. Potrai aggiungere eventuali note rispetto a caratteristiche particolari

3. Concludi infine con la stakeholder matrix, una matrice con due assi: interesse nelle ascisse e impatto/potere nelle ordinate. Posiziona inizialmente i vari stakeholder lungo l’asse dell’interesse, verso sinistra gli stakeholder con poco interesse rispetto al progetto, mentre a destra quelli con più interesse.
Terminato il posizionamento lungo l’asse delle x, si integra la posizione degli stakeholder nella matrice rispetto all’asse del potere, in alto quelli che hanno molto potere/impatto sull’attività, in basso quelli con meno potere/impatto

L’obiettivo della Stakeholder Analysis è avere una visione globale e completa degli stakeholder, con la possibilità di capire dove si posizionano rispetto al progetto. In particolare, grazie alla checklist si può avere una visione rispetto a chi sono gli stakeholder, mentre con la tabella emerge il tipo di impatto che hanno e la loro classificazione come interni o esterni e primari o secondari. Infine con la matrice è possibile comprendere quali sono gli stakeholder più importanti, ossia i partner di progetto (quelli in alto a destra), quelli da mantenere soddisfatti (in alto a sinistra), quelli da monitorare (in basso a sinistra) e quello da mantenere informati (in basso a destra).

13. Time Boxing

Il Time Boxing è uno strumento che serve a gestire il tempo e a migliorare il focus sui diversi obiettivi di lavoro. Consiste nella definizione di brevi periodi di tempo costituiti da 25 minuti nei quali si lavora per raggiungere un determinato obiettivo. Quando finisce il tempo stabilito, ci si ferma per 5 minuti anche se non sono stati raggiunti gli obiettivi prefissati. Si riprendono le attività al trentesimo minuto con un nuovo periodo di lavoro per terminare il compito precedente o per iniziarne uno nuovo.

STEP BY STEP

1. Fai una lista di task necessari a raggiungere un obiettivo predefinito

2. Assegna un tempo di 25 minuti a ogni task

3. Inizia a lavorare sul primo task per i successivi 25 minuti

4. Terminato il tempo, prenditi 5 minuti di pausa distaccandoti totalmente dal task

5. Dopo i 5 minuti, riprendi con il task successivo o con lo stesso nel caso non sia stato terminato

6. Dopo aver concluso 4 task, prenditi una pausa di 15 minuti

L’obiettivo del Time Boxing è concludere i task senza distrazioni, ottimizzare il tempo eliminando gli sprechi e avere sotto controllo il proprio calendario con il fine ultimo di raggiungere gli obiettivi prefissati.

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