Gli strumenti del Digital Working

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La digitalizzazione ha dato spazio all’innovazione nel campo degli strumenti di lavoro, il più delle volte migliorandone la qualità. Se però siete ancora in un contesto in cui vi sentite “digitalmente” a disagio, spossati, in allerta e irrequieti, può darsi che gli strumenti usati non siano quelli giusti, serve allora cambiare in meglio l’ambiente digitale in cui siamo immersi per raggiungere una condizione che misceli produttività, calma e concentrazione. Scopriamo insieme come farlo e quali sono gli strumenti che possono aiutarci in questo percorso.  

Editor Online Collaborativi

Documenti Google, Office 365 e Dropbox Paper

Per condividere e collaborare usate piattaforme dedicate e non continuate a spedire email. Alcuni esempi? Documenti Google, Office 365 e Dropbox Paper. Il primo beneficio tangibile è che non dovremo mai più integrare le modifiche apportate da diverse persone, perché qualsiasi modifica sarà sincronizzata automaticamente; il secondo è che modifiche, suggerimenti e commenti, avverranno in tempo reale e vedrete comparire le lettere sul documento mentre i vostri colleghi le digitano. Inoltre, per includere qualcuno nella conversazione, potremo taggare i nostri colleghi nei commenti, proprio come facciamo nei social network, e verrà inviata loro una notifica.

Project Management Tools

Airtable, Quip, Asana, JIRA e Trello

Insieme alla collaborazione, quando si lavora in gruppo si ha la necessità di coordinare le attività: è pratica ancora molto comune quella di pianificare e coordinare progetti con un foglio di calcolo dove inserire task, descrizione, assegnatari, scadenze, progresso ecc. Se ci intimorisce l’idea di abbandonare il buon vecchio Excel, possiamo migliorarlo provando uno dei moderni editor online che stanno facendo incursione nel project management, come Airtable o Quip.

Per progetti più complessi vale invece la pena considerare strumenti di project management più sofisticati, come Asana, JIRA o Trello. Trello è il più minimale ed è basato sul metodo kanban con board e post-it virtuali. Asana è fortemente centrato sulle liste, utili per assegnare priorità, gestione di processi sequenziali – come le assunzioni – oppure gestione di attività che coinvolgono più progetti. JIRA invece è quello più personalizzabile e, al contempo, complesso, ma grazie alla sua versatilità è oggi la scelta più popolare per i team di programmatori.

La chat integrata

Slack e Microsoft Teams

La comunicazione è un altro aspetto cardine di molti contesti lavorativi. In particolare, la messaggistica sta diventando sempre più la spina dorsale dei flussi di informazione, specialmente da quando Slack ha fatto la sua comparsa. Ma cos’è Slack? Ha le funzionalità di base di un programma di messaggi, come Skype, con i messaggi diretti a singole persone o a un gruppo. Aggiunge poi i messaggi in canali, ossia gruppi che ruotano attorno a un preciso aspetto o argomento, identificati con un #hashtag, a cui chiunque può partecipare. Ha infine reso accessibili i magici bot, comandi specifici che vi permettono di interagire con strumenti esterni rimanendo all’interno dell’app. Slack è diventata in pochissimo tempo un must-have delle aziende moderne, perché funziona sia per comunicazioni dirette sia per comunicazioni collettive ed è potenzialmente integrabile con qualsiasi piattaforma esistente, in cui tutte le informazioni vengono raccolte e sono ricercabili: rappresenta quindi una categoria di prodotto a sé e non è un caso se i maggiori colossi della tecnologia come Microsoft, Google, Cisco e Amazon abbiano rilasciato prodotti della stessa tipologia.

La chat integrata presenta alcuni fondamentali vantaggi per la comunicazione. In primo luogo, tutte le comunicazioni diventano istantaneamente parte della conoscenza collettiva, senza bisogno di essere ripetute più volte. Il capitale intellettuale, solitamente sparpagliato in mille rivoli tra conversazioni dal vivo, viene inoltre centralizzato in un unico luogo nel quale le informazioni sono ricercabili grazie a strumenti come Guru o Tettra. 

Strumenti alternativi alle riunioni

Gli snippet

Alternate le riunioni per le quali è necessaria la presenza fisica a strumenti asincroni che permettono comunque ai vostri colleghi di rimanere aggiornati sullo status del vostro lavoro come, ad esempio, gli snippet settimanali. Gli snippet sostituiscono le riunioni per gli status update e funzionano in modo molto semplice: in un giorno e un orario prefissato ognuno risponde a una mail automatizzata indicando la lista delle cose fatte nella settimana precedente e la lista delle cose pianificate per la settimana successiva. Queste liste sono poi messe a disposizione di tutti, sotto forma di ricerca o di report settimanale. Gli snippet sono in questo senso uno strumento valido anche per se stessi, permettendo a ciascuno di immortalare e celebrare i progressi fatti, di identificare modelli vincenti negli approcci o di individuare aspetti di comportamenti che possono essere migliorati. Questo metodo può essere sperimentato in Basecamp oppure con strumenti ad hoc come I Done This o Answerbox.

Applicazioni per automatizzare i flussi di lavoro

IFFT, Zapier, Microsoft Flow

L’automazione dei flussi di lavoro è oggi alla portata di tutti, con applicazioni come IFFT, Zapier o Microsoft Flow. Questi strumenti permettono di connettere fra di loro diversi servizi online al verificarsi di determinati eventi. Ad esempio, ogni volta che viene fissata una riunione in Google Calendar, si può creare un documento con lo stesso titolo della riunione, condiviso con i partecipanti, così come da RSVP della riunione stessa. Se invece ci occupiamo di automazione di strumenti di marketing, possiamo collegare diverse piattaforme: immaginiamo di avere un libro bianco o una ricerca di mercato che vogliamo offrire a coloro che lasciano la propria email: come prima cosa potremmo inviare un’email di ringraziamento, poi potremmo registrare l’indirizzo email in un Google Sheet (analogo di Excel ma online), a disposizione di altri team, come quello commerciale; potremo quindi usare un servizio, come Clearbit, che dall’indirizzo email ricava informazioni sulla persona e sull’azienda per cui lavora, per poi inserire queste informazioni in un sistema di gestione delle relazioni con i clienti (CRM). Possiamo anche aggiungere l’invio di una notifica sul nostro cellulare o su Slack.

Questo articolo è stato estratto dal libro Human-Centered Work di Edoardo Turelli

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L’autore: Edoardo Turelli

Edoardo Turelli è imprenditore hi-tech, top-manager e innovatore internazionale. Nel suo straordinario percorso, prima in Italia e poi a Londra, ha abbracciato diversi settori raggiungendo in ciascuno il massimo livello. Ha cofondato Koinup, social media globale che è stato acquisito in 6 anni; creato Flux, un’app da 100mila download in primo piano in più di 100 Paesi nel mondo; ha progettato una metodologia agile che in 9 mesi ha portato il suo team londinese di Adbrain a creare un prodotto da un milione di euro l’anno. Questi 20 anni di successi internazionali nell’imprenditoria, tecnologia e management, Edoardo li ha condensati in un nuovo stile di lavoro, fresco, innovativo e, soprattutto, umano. Ha dato forma ad un nuovo paradigma lavorativo, fatto di approcci e metodi pratici per mettere le persone nella condizione di svolgere il proprio lavoro al massimo delle proprie potenzialità. Una visione d’avanguardia del modo di lavorare, associata a pratiche concrete da applicare nel quotidiano. Edoardo è stato chiamato ad intervenire come esperto, e a parlare di Human-Center Work, in imprese internazionali, accademie, università e conferenze.

 

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