Cet article explique comment créer un plan de gestion de projet numérique, à partir des principes traditionnels du PMP.
Il ne s’agit pas seulement d’un guide sur le project management, mais d’un parcours le long de toutes les phases de conception, en identifiant les différents rôles et stakeholder impliqués dans le projet et les dynamiques et les règles à respecter pour le mener à bien.
Pour commencer à penser à la création d’un project management plan, il faut partir de la définition de projet.
Nous pouvons définir un projet comme :
l »organisation d’actions dans le temps pour atteindre un but prédéfini, à travers les différentes phases de conception par un ou plusieurs concepteurs. Le but final est la réalisation d’un bien ou service dont le cycle de développement est généralement géré par des techniques de gestion de projet. »
Source : Wikipedia
La définition formelle est utile car elle nous aide à comprendre le processus de gestion de projet, qui met en évidence des actions dans le temps pour atteindre un objectif prédéfini:
- Temps, il ne s’agit pas d’actions continues mais d’opérations pour lesquelles il est indispensable de former une équipe de travail, de quantifier un effort nécessaire, de livrer un produit, un service ou un résultat.
- Objectif, représente le cœur du projet et exige la mise à la terre des meilleures pratiques que nous verrons dans les paragraphes suivants et les output qui peuvent permettre le suivi et le contrôle de l’effort et des calendriers définis pour atteindre le succès du projet.
L’effort de projet est un élément crucial d’un plan de gestion de projet. Il n’est pas possible d’imaginer un même effort sur plusieurs projets et si tel était le cas, on ne peut plus parler de projet mais de processus. Dans un processus, on connaît en effet la charge de travail, les délais de travail, les coûts et les risques.
Les phases de projet sont différentes et seront traitées sous peu. En attendant, il est important de comprendre qui sont les acteurs qui entrent en jeu dans un plan de gestion de projet numérique et quel plan stratégique à mettre en œuvre.
Il y a en effet plusieurs acteurs qui remplissent des fonctions tout aussi différentes.
Nous les connaissons ci-dessous :
- PM, chef de projet
- Core project team, groupe restreint et opérationnel sur le projet
- Équipe de projet, tous les membres de l’équipe impliqués dans le projet
- Stakeholder, toutes les personnes que vous devez informer, impliquer et pour lesquelles vous devez soutenir
- Client, utilisateur final du projet
- Sponsor (le cas échéant) pour le financement du projet, souvent compatible avec la figure du client
Il est fondamental de comprendre et d’avoir clair comment notre projet soutient le plan stratégique de l’entreprise.
Comprendre le périmètre du projet et comment cela se déclenche dans le big picture, devient un nœud essentiel pour que le suivi des résultats puisse sanctionner son succès ou non et aider dans tout up sell et/ou cross sell. La greffe du projet à l’intérieur d’un plan stratégique plus large permet d’avoir une vision claire sur le renouvellement, ou si le projet est annulé ou non renouvelé.
Rôle du MP et de l’équipe de projet
Le Project Manager doit être une seule personne, avec autorité et responsabilité pour planifier, gérer le projet et s’assurer que toutes les meilleures pratiques sont toujours mises en œuvre.
Le PM représente le point de contact pour l’équipe de projet, les parties prenantes et le client qui peut attirer l’attention sur la dynamique de conception, l’avancement des travaux, et expliquer surtout quand quelque chose va mal dans le projet.
Il a le courage et l’autorité de demander n’importe quoi pour atteindre l’objectif et mener à bien le projet.
Les exigences pour mener à bien l’activité de chef de projet sont diverses et différentes.
Nous les connaissons ci-dessous :
- Compétence organisationnelle, le chef de projet doit posséder des compétences de base organisationnelles, parmi les plus importantes, celles de garder une trace des activités à travers une to-do-list, hiérarchiser et réorganiser les activités programmées et les prendre en charge par ordre d’importance pour le projet.
- Compétences de gestion de projet et de domaine, expérience de gestion de projet, formation et mises à jour sur le sujet général et spécifique, et dans le cadre ou les domaines de projet. La connaissance des domaines numériques prévus par projet permet au chef de projet de gérer facilement l’équipe interne et les partenaires externes, y compris la relation et la communication avec les utilisateurs finaux (le client).
- Soft skills, enfin, avoir mûri des soft-skill facilite la communication, la négociation, la gestion de l’équipe et le sens de leadership requis dans la gestion de projet.
Quick tips de communication :
- Écouter activement
- Demander confirmation de la bonne communication → J’ai bien compris ? Juste pour savoir si nous sommes sur la même page.
- Comprendre rapidement les problèmes de communication → Le chat est-il vraiment le bon endroit ? Combien de personnes travaillent dans le projet ? Il ne s’est pas échangé.
Le MP peut se référer au modèle Tuckman (1965) qui est basé sur 4 étapes de la formation d’une équipe:
- Formation
- Storming
- Norming
- Performing
Source : PMBOK®
(Source: PMBOK®)
Truckman identifie ces 4 phases de développement d’équipe de projet, séquentielles entre elles.
L’équipe est composée de personnes ayant des caractéristiques et des particularités hétérogènes en termes relationnels, de caractéristiques, d’expériences acquises dans le domaine, de compétences techniques et spécialisées et ainsi de suite.
Le rôle du MP est de transformer un ensemble de personnes en une véritable équipe dans un court laps de temps, en favorisant l’interaction, la compétence croisée et l’augmentation des performances de groupe.
Il commence avec la phase de formation (formation), dans laquelle les membres de l’équipe se rencontrent pour la première fois et avec l’aide du MP, se déroule le partage des informations sur leurs domaines d’origine, intérêts, expériences.
À ce stade, les premières informations sur le projet, les objectifs, les rôles et les responsabilités sont acquis.
Après la formation, on passe à la phase de conflit (storming), où les membres commencent à travailler sur les activités de projet et il est évidemment facile d’encourir une phase de storming, surtout si c’est une équipe de nouvelle constitution. Le MP doit à ce stade faire sentir sa présence et guider l’équipe pour résoudre les problèmes qui se posent, en encourageant un climat de collaboration.
Après la phase de storming, on arrive à la phase de cohésion (norming), où les membres commencent à travailler de manière synergique et plus efficace à la réalisation des objectifs de projet. À ce stade, le MP contrôle et intervient de manière plus limitée au sein de l’équipe, en laissant le groupe prendre ses responsabilités, en s’assurant que l’on travaille dans un climat de collaboration et d’efficacité.
Enfin, nous arrivons à la phase de performance (performing) où l’objectif de l’équipe est d’atteindre le résultat final du projet. Le MP à ce stade peut également ne pas entrer dans le quotidien du travail d’équipe, dans le vif des processus décisionnels et de résolution de problèmes. Cependant, comme mentionné ci-dessus, le chef de projet est responsable du projet et chef d’équipe et doit surveiller en permanence leurs performances.
Le cycle de vie d’un projet
Le cycle de vie d’un projet se compose de cinq phases principales pour lesquelles le chef de projet et l’équipe de travail cherchent à atteindre les objectifs que le projet lui-même se fixe.
Pour chaque phase ou activité du cycle de vie, le chef de projet doit avoir des objectifs clairs pour chaque phase du projet : sur la base des contraintes de l’entreprise allant de la qualité au calendrier et aux coûts.
Au cours de la phase de démarrage, l’identification de l’objectif du projet, qui définit le résultat et les avantages qu’il apportera au client, est une activité essentielle.
Après avoir fait des analyses préliminaires de faisabilité de projet, on construit l’équipe de projet qui prend forme par rapport aux compétences et aux domaines prévus par projet.
De là, vous pouvez passer à la phase de préparation ou de planification. On part de l’objectif identifié en phase de démarrage et on le détaille en planifiant les étapes utiles à sa réalisation.
Un plan de projet est créé, les tâches individuelles et les exigences qui servent à la réalisation et le calendrier doivent être identifiées. Le chef de projet coordonne également la préparation du budget du projet et évalue son efficacité conceptuelle. Après cela, le processus de planification est terminé.
La phase de préparation sert également à l’équipe de projet pour identifier toutes les parties prenantes et établir un plan de communication exposant les informations nécessaires pour tenir toutes les parties intéressées au projet informées.
L’exécution réelle du projet, suivant ce qui a été défini pendant la planification, se fait au cours de la phase de déroulement du travail. Pendant cette phase, les propriétaires des tasks de projet exécutent leurs tâches et le statut des activités est constamment surveillé de manière à permettre des corrections éventuelles et organiser des réunions cadencées internes de mise à niveau et SAL externes avec les stakeholder impliqués.
Le chef de projet, à travers ces informations partagées, est responsable du contrôle de la direction du projet en permettant de prendre des mesures correctives si nécessaire. Toute modification du plan de projet doit être rapidement convenue et formalisée avec les partenaires du projet.
Une attention particulière est accordée au suivi constant de l’efficacité de la conception, à travers laquelle on évalue le travail de l’équipe impliquée par rapport au budget prévu au projet.
Le concept de triple constraint, dans cette phase de conception, devient de plus en plus aigu. Il y a une relation fondamentale entre l’objectif, le temps et le coût. Le rôle du chef de projet au sein de l’équipe est de maintenir toujours un équilibre entre eux. A partir du Scope (objectif), de façon à rendre possible une compréhension précise du Temps et du Coût. En changeant l’un des trois, il va changer les deux autres en conséquence, avec la possibilité d’augmenter les risques de projet. Si ces trois points sont en équilibre, nous n’aurons pas de risques particuliers de projet.
(Source: Udemy)
La phase de clôture prévoit la communication de l’achèvement du projet à tous les acteurs concernés, la livraison des résultats du projet et la présentation des résultats finaux.
Il faut se rappeler qu’il n’est pas seulement important de clôturer un projet avec succès, mais aussi de le faire dans les délais et selon les modalités fixés dans le plan initial.
Créer un plan de gestion de projet
Nous sommes arrivés à la fin de cet article, où nous allons voir comment préparer un plan de gestion de projet. Cela décrit les éléments essentiels du projet en fournissant une image claire de sa structure et se compose de l’arrière-plan, le champ, le calendrier, le budget, les risques éventuels et les informations supplémentaires requises. Le plan doit être révisé et approuvé avant le début de l’exécution du projet.
En partant de l’arrière-plan, il y aura dans le projet de management :
- les besoins, y compris les problèmes ou les possibilités pour lesquels le projet a été conçu;
- les informations du client, c’est-à-dire l’organisation qui soutient le paiement du projet auprès d’une personne identifiée comme point de contact officiel. S’il y avait un sponsor, le client serait considéré comme l’utilisateur final qui devrait également être explicité dans le plan avec un référent spécifique;
- les cas d’affaires, une analyse qui montre les avantages du projet par rapport aux coûts prévus.
Après cela, nous arrivons au fin, qui comprend:
- l’objectif du projet, le concept le plus important vu lors de la lecture de cet article, qui décrit le résultat final et les avantages convenus avec les parties prenantes pendant la phase de démarrage;
- les exigences, tout ce qui est nécessaire pour atteindre l’objectif;
- la solution, une description de la solution proposée avec, si possible, un graphique;
- la structure de division du travail, ou WBS, où sont représentés tous les livrables qui seront fournis au client à la fin du projet, plus tous ceux qui seront produits par l’équipe de projet et fournis les uns aux autres uniquement pour mener à bien le projet.
Puis l’ordonnancement, avec la représentation d’un plan de montage de projet ou la construction d’un Gantt montrant comment les livrables se mappent dans un calendrier de projet.
Le budget, qui consiste en le coût que chaque projet livrable nécessite pour la mise en œuvre et la finalisation.
Les risques et les problèmes décrivant les conditions susceptibles de ralentir la poursuite des travaux de conception.
En plus de toute information supplémentaire, le plan de gestion de projet laisse les conclusions à une section d’appendice ou à toute annexe qui pourrait détailler plus en détail ce qui est inclus dans le document.
Le kick-off meeting
Après avoir finalisé le project management plan, nous nous demandons donc comment commencer la phase d’exécution du projet ?
Les réunions préliminaires sont ce qu’il faut considérer comme des mandateurs en première ligne. Habituellement, ils permettent si vous configurez bien d’être efficace en amont du projet en économisant des jours ou des semaines qui pourraient le ralentir en cours de travail. Par conséquent, ils devraient toujours être organisés même quand nous pensons que tous les acteurs impliqués savent déjà tout.
Il existe deux types de réunions préliminaires:
- réunion interne de lancement, planifiée le premier jour de la direction du projet, impliquant l’ensemble de l’équipe du projet, chef de projet, directeur de livraison, directeur de traitement des affaires, chefs d’équipes de supervision, spécialistes, fournisseurs éventuels. Les éléments essentiels du plan de projet sont exposés en se concentrant sur les besoins. Une présentation du périmètre du projet avec les objectifs à atteindre, les WBS à définir, un diagramme de Gantt avec les jalons définis pour chaque macro activité et les micro-activités, sans négliger les risques et les problèmes éventuels que l’on peut rencontrer lors des phases de conception.
Pendant le kick-off meeting interne, l’équipe est invitée à poser des questions à tout moment et à recueillir celles auxquelles il n’est pas possible de donner une réponse dans l’immédiat, mais en aval de l’appel et/ou après l’alignement avec les parties extérieures.
- kick-off réunion externe, l’étape suivante à accomplir après l’intérieur est celui de réunir tous les stakeholder pertinents, y compris le client, l’équipe, les partenaires clés et présenter le plan, les activités prévues, les exigences du projet et de dissiper tout doute apparu lors de réunions internes. En effet, bon nombre des exigences peuvent être fournies ou corrigées par le client lui-même. Revoir chaque exigence discutée au besoin et ajouter les clarifications requises, puis distribuer les clarifications ainsi que les exigences dans toute la documentation suivante.
Maintenant que tous les doutes ont été dissipés, que les exigences ont été remplies pour la poursuite du projet, il est possible de commencer par la phase d’exécution en toute sécurité.
La clôture du projet
Tout comme la phase initiale du projet de gestion est essentielle à la réussite du projet, le but de la fermeture est de finaliser le projet de manière organisée et de nous assurer que rien n’est oublié.
C’est-à-dire, s’assurer que toutes les activités sont complètes, que tout a été réglé et que les contrats sont formellement clôturés et que le client constate que le résultat du projet sera utile et l’acceptera.
La sortie du projet doit être adaptée à l’objectif. Une réunion finale de présentation de la sortie sera donc organisée, impliquant l’équipe interne du projet et les partenaires externes, y compris le client.
Le chef de projet est responsable de diriger la phase de fermeture et doit s’assurer qu’elle se passe bien, car tout ce qui a été fait auparavant dans le projet dépend de la réussite de cette phase.
Source : udemy (Deeply Practical Project Management)
Quelques outils Projects à utiliser
L’ensemble des processus nécessaires pour gérer un projet comprend de nombreuses étapes et acteurs à impliquer, des documents à partager, des délais à planifier, des efforts à surveiller. Pour aider le chef de projet à effectuer son travail, les outils de gestion de projet permettent de rationaliser et de gérer un projet et, surtout, d’automatiser certaines activités en minimisant le risque d’erreurs.
Il existe plusieurs logiciels libres d’utilisation et plateformes Web payantes qui intègrent des fonctionnalités avec des environnements collaboratifs utilisables par l’équipe de projet.
Parmi ceux-ci, il y en a beaucoup:
Avec les outils mentionnés ci-dessus, la suite de Zoho comprend un progiciel intégré qui permet d’améliorer et de développer le travail de l’équipe.
Zoho Projects vous permet de gérer des projets basés sur Cloud, de planifier et de surveiller le travail efficacement et de collaborer avec tous les membres de l’équipe à distance.
Avec Zoho Projects, il est possible de configurer le projet avec un système pyramidal qui part des jalons du projet, aux listes de tâches représentant les work breakdown structures (WBS) les tâches spécifiques à confier aux différents propriétaires de l’équipe de projet ayant des échéances également représentées sous forme de diagramme de Gantt.
Source: zoho.com/it/projects/
