Un aperçu de la méthodologie Kanban
La méthodologie Kanban a été initialement développée au début des années 1940 au Japon par Taiichi Ohno (un ingénieur industriel et homme d’affaires) dans le but d’améliorer les flux de travail des automobiles Toyota. La particularité de Kanban est qu’il s’agit d’une manière « douce » de faire advenir des changements : elle ne nécessite pas de changements révolutionnaires mais repose plutôt sur le déclenchement d’un processus de petites améliorations continues. Cela ne nécessite pas de jeter tout ce que vous avez fait et de recommencer à zéro, mais plutôt de vous concentrer sur ce que vous faites déjà et de s’appuyer sur cela.
Grâce à cette approche non perturbatrice, cette méthode est plus facilement acceptée par les équipes et la direction, car ne menace pas le flux de travail, l’organisation de l’équipe ou les personnes impliquées, mais provoque des changements par de nombreuses petites pièces. Kanban est extrêmement flexible : vous pouvez le appliquer à tout type de projet ou de flux de travail, dans n’importe quel domaine, de l’automobile au marketing, du développement de logiciels aux ventes, et il convient particulièrement aux domaines de travail du savoir.
Kanban est la traduction en caractères alphabétiques d’un mot japonais qui signifie « tableau visuel » ou « signe ». En fait, Kanban EST une méthodologie visuelle : elle nécessite que vous mettiez en place un « tableau Kanban » où vous suivez visuellement l’avancement d’un projet ou d’un workflow. Dans sa version la plus simple, vous pouvez imaginer un tableau Kanban comme un tableau où vous placez des notes autocollantes sur trois colonnes : « à faire », « en cours », « fait ». Et de cette façon, vous pouvez immédiatement avoir un aperçu de l’évolution de votre projet. Mais évidemment, il y a plus à Kanban que cela.
Les 4 principes fondamentaux de Kanban
Si vous souhaitez appliquer Kanban, vous devez savoir que ce procédé suit un ensemble de principes et de règles qui, sans être stricts, offrent cependant des directives précises. Commençons alors par les 4 principes fondamentaux:
- Commencez par ce que vous faites maintenant
- Acceptez de poursuivre un changement progressif et évolutif
- Dans un premier temps, respectez les rôles, les responsabilités et les titres de poste actuels
- Encouragez les actes de leadership à tous les niveaux
Il ressort de ce qui précède que la méthodologie Kanban – comme nous l’avons mentionné précédemment – se concentre sur l’obtention de petits changements non perturbateurs.
Par exemple, le premier principe met l’accent sur le fait que modifier vos processus ou flux de travail existants en une seule fois peut être préjudiciable. Il est préférable de laisser les changements se produire progressivement et de ne pas forcer l’équipe à un rythme avec lequel elle n’est pas à l’aise. En fait, Kanban n’exige pas de faire des changements organisationnels autoritaires, souvent mal reçus, mais encourage l’équipe à identifier et à apporter en collaboration les changements nécessaires. Pour la même raison, les personnes à tous les niveaux (et pas seulement les cadres supérieurs) sont encouragées à apporter leurs idées et à contribuer. Il s’agit de surmonter la peur et la résistance au changement qui peuvent souvent survenir dans une entreprise.
Les 6 pratiques de base de Kanban
C’est avec les 6 pratiques de base que nous pouvons voir « l’esprit » Kanban se déployer pleinement. Voyons ensemble ces mesures reprises ci-après :
- Visualisez le flux de travail
- Limitez WIP (Work in Progress)
- Gérez le flux
- Rendez les politiques de processus explicites
- Mettez en œuvre des boucles de rétroaction
- Améliorez en collaboration, évoluez expérimentalement
Kanban se concentre sur l’optimisation des flux de travail. La première chose à faire est de le visualiser (première pratique) à l’aide d’un tableau Kanban, qui peut être physique ou électronique. Selon la complexité de vos flux, le tableau peut être simple ou très compliqué, mais dans n’importe quelle version, vous utilisez des cartes colorées pour identifier les différents éléments de travail et étapes de processus. Dans un tableau physique, vous pouvez utiliser des notes autocollantes colorées.
Les autres pratiques de base concernent le contrôle du flux de production : lors de l’adoption de Kanban, vous devez essayer de terminer les tâches que vous avez commencées avant d’en commencer de nouvelles (limitez WIP), mettre en évidence les étapes du workflow et éviter les goulots d’étranglement potentiels en les identifiant rapidement. Rendez vos directives explicites pour éviter les malentendus entre les membres de l’équipe et travaillez expérimentalement, comme dans la méthode scientifique, avec des étapes d’essais et d’erreurs agiles, en évaluant constamment vos processus.
Logiciel Kanban
Même si les tableaux physiques sont un excellent moyen de commencer à pratiquer Kanban, l’utilisation du bon logiciel Kanban peut vous aider à gagner du temps et à travailler plus facilement, grâce à ses fonctionnalités intégrées. Il existe de nombreuses solutions parmi lesquelles choisir, les plus connues sont Kanbanize, Jira, Trello, Asana, Smartsheet et Flow-e. La meilleure façon de comprendre si l’un d’entre eux pourrait convenir à votre entreprise est de les essayer, en profitant de leurs versions gratuites ou d’essai.