Guida completa ai metodi Lean & Agile: definizioni, tool, libri e siti web

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L’esigenza di gestire processi, gruppi di lavoro e progetti è sempre più diffusa nel mondo aziendale. È spesso necessario ottimizzare le fasi di progettazione e produzione di beni o erogazione di servizi per rispondere a criteri di velocità, semplificazione ed efficienza.

 

La filosofia Lean e Agile alla base dei processi

Spesso i termini Lean e Agile sono utilizzati insieme. Si tratta in effetti di due elaborazioni concettuali diverse che si concretizzano poi in metodologie di processo, sempre più diffuse nell’ambito del project management. Esse hanno molti elementi comuni ma anche alcune differenze.

 

Cos’è il Lean Management

La “gestione snella” di un processo è l’obiettivo dei principi Lean, la cui applicazione permette di massimizzare il valore riducendo al minimo gli sprechi. In altre parole, si vuole creare più valore per il cliente avvalendosi di minori risorse in termini di tempo, materie prime e costi. Lean è nato come processo produttivo, ma oggi l’approccio Lean è diffuso sia nel mondo produttivo che in quello dei servizi.

 

La storia del Lean

Nel secondo dopoguerra il Giappone si è trovato ad affrontare una forte carenza di risorse e l’esigenza di ricostruire i siti industriali. Gli Stati Uniti inviarono esperti per ricostruire le capacità produttive del paese. Tra di essi c’era W. Edwards Deming, un consulente di management le cui idee sul controllo di qualità furono molto apprezzate dalle imprese. La Toyota iniziò così ad applicare il concetto di Just in Time (JIT). Questa tecnica ha lo scopo di aumentare l’efficienza riducendo la quantità di materiali utili alla produzione ottimizzando le quantità subito prima che siano necessarie per la fase successiva del processo. Il metodo JIT non viene utilizzato esclusivamente nella produzione: la tecnica si applica in qualsiasi situazione in cui un fornitore consegna materiali utilizzando una tempistica determinata dalla domanda del cliente. Il successo di JIT dipende dalla capacità di sincronizzare e coordinare le fasi del processo di produzione in modo che i materiali e i prodotti siano dove devono essere, quando devono essere presenti.

L’ingegnere Taiichi Ohno, in forza a Toyota, viene comunemente ritenuto l’ideatore del Lead management, applicato al Toyota Production System (TPS), che persegue il miglioramento della produttività, il contenimento dei costi e delle scorte, gestite sulla base della domanda di prodotto.

 

I vantaggi dell’applicazione del Lean Management

I vantaggi diretti di questa metodologia si configurano in tempi di consegna ridotti, perché vengono rimossi passaggi senza valore aggiunto, ma anche costi operativi abbattuti. I principi Lean si focalizzano sull’eliminazione di attività non necessarie, quali scorte, spazi di lavoro e risorse umane, il tutto per aumentare l’efficienza e ridurre i costi.
La riduzione degli sprechi migliora la qualità dei prodotti e dei servizi, a vantaggio del cliente. Lean è infatti una filosofia incentrata sul cliente ed è migliorativa della qualità del prodotto finale. Il consumatore beneficia inoltre di un migliore servizio di assistenza e dei processi di supporto, mantenendo un equilibrio tra domanda e offerta.
Un altro importante vantaggio di Lean può essere trovato all’interno dell’organizzazione. I leader del pensiero snello riescono a coinvolgere le persone nel processo di miglioramento. In questo modo la soddisfazione e la fidelizzazione dei dipendenti migliora grazie ai risultati. I dipendenti motivati, fattore chiave della Lean Manufacturing, ​​sono in genere più flessibili e traggono vantaggio da un ambiente di lavoro più sicuro, in cui i rischi sono stati ridotti.


Cos’è il metodo Agile

Con il termine Agile si definisce un modello di pianificazione che rende funzionale il lavoro in team. Agile distribuisce le responsabilità tra i componenti del gruppo di lavoro e gestisce l’organizzazione del lavoro di ciascuno.

 

La storia del modello Agile

La metodologia Agile è più recente di quella Lean. Essa nasce come filosofia per lo sviluppo dei software nei primi anni 2000. Si è quindi estesa anche ad altri settori e si contrappone al classico modello “a cascata” (waterfall), che presuppone una sequenza ben definita di azioni da espletare da parte di vari soggetti prima della realizzazione di un prodotto o servizio.

I teorici del “Manifesto Agile” lo hanno basato su quattro valori:

  • L’attenzione dovrebbe essere più concentrata sugli individui e sulle interazioni anziché su processi e strumenti
  • Il software di lavoro è più importante della documentazione completa
  • La collaborazione con il cliente è più vitale della negoziazione del contratto
  • Il processo dovrebbe rispondere al cambiamento piuttosto che essere vincolato a un piano.

 

I vantaggi dell’applicazione del metodo Agile per l’azienda

Il metodo Agile introduce un metodo di Project Management che permette di realizzare un progetto per fasi, denominate “sprint”, ognuna delle quali focalizzata su nuove funzioni. Al cliente viene mostrato in genere il lavoro svolto con continuità, per verificarne il gradimento. È quindi possibile apportare modifiche con estrema velocità, evitando dunque il fallimento di un progetto già terminato. In questo modo si incrementa l’efficienza del gruppo di lavoro e dunque la produttività.

L’adozione del metodo Agile comporta cambiamenti nella struttura organizzativa dei team, nella pianificazione del lavoro e nella cultura delle aziende. Agile permette di raggiungere reattività, costi e tempi prefissati, con l’obiettivo di dare valore al proprio business.

 

La diffusione dei principi Lean e Agile

Da almeno 20 anni il pensiero Agile e quello “snello” si sono molto diffusi tra le aziende. Lo conferma il 12° Rapporto sulla diffusione dei principi Agile, pubblicato dal Collabnet nel 2018, elaborato attraverso la somministrazione di questionari a circa 1.500 imprese di ogni dimensione e settore, in tutti i continenti, con meno di 100 fino a oltre 20.000 dipendenti. Il rapporto evidenzia che ben il 97% delle imprese coinvolte ha dichiarato di aver introdotto in azienda il metodo Agile. L’88% di esse ha introdotto la pianificazione sprint, ognuno dei quali dura in genere da una a quattro settimane. I vantaggi dichiarati dalle imprese sono notevoli ed emerge dai questionari che consistono per il:

  • 57% nella soddisfazione del cliente
  • 55% nei tempi di consegna certi
  • 53% nell’incremento di valore per l’azienda
  • 47% nel miglioramento della qualità del prodotto

Il 98% delle aziende intervistate ha inoltre segnalato che Agile ha aumentato la percentuale di successo dei prodotti, mentre il 74% ha rilevato che l’adozione dei principi Agile ha fatto raggiungere il successo ad oltre la metà dei prodotti.

Anche i principi del Lean sono molto diffusi. Il “pensiero snello” è ampiamente utilizzato nel settore automotive ma anche nel lean project management e nel mondo delle start up. Secondo alcuni esperti Dropbox, il tool di archiviazione in cloud, passò in poco tempo da 150.000 utenti a più di 4 milioni nel 2012 proprio perché utilizzato per gestire progetti Lead. Attualmente il sistema di archiviazione ha 500 milioni di utenti ed è molto utilizzato, insieme a Google Drive.

 

Le differenze tra le due teorie, Lean e Agile

L’approccio Lean è focalizzato soprattutto nella riduzione degli sprechi e si propone di eliminare dal processo tutto ciò che non porta valore al cliente e quindi all’azienda. Taiichi Ohno, teorico del Lead Thinking identificò gli sprechi nei cosiddetti  MUDA, ovvero le fasi ed attività che impiegano risorse ma non aggiungono valore al prodotto e dunque al cliente.

Agile, nato soprattutto per velocizzare e efficientare lo sviluppo di software, si pone invece di eliminare il processo  “a cascata”, che impegnava almeno il 40% del tempo di sviluppo nella individuazione dei requisiti, in un modello nel quale le caratteristiche vengono definite nel corso dello sviluppo del software. L’approccio è iterativo, in quanto la soluzione si raggiunge attraverso fasi ripetute e migliorative delle precedenti, e incrementale, operando cioè solo sulle parti ancora da ottimizzare.

 

Un caso di studio: Lean e Agile per Getty Images

Getty Images, una delle più note piattaforme per l’acquisto di immagini, ha dovuto affrontare anni fa il cambio di una piattaforma tecnologica ormai inadeguata. Processi e tecnologie erano ormai superati e i Manager dovevano sostituire la piattaforma proprietaria, che stava rallentando il successo dell’ecommerce.

Getty Images ha quindi dovuto ricostruire da zero il sito web principale e tutti i sistemi di elaborazione back-end primari. La gestione della library, i tag di ogni immagine e il motore di ricerca interno dovevano essere completamente sostituiti da una nuova piattaforma. Si trattava in sostanza di sostituire l’intero processo alla base di un business milionario, con i rischi conseguenti.

Fu quindi elaborato il progetto “Web Vision”, con oltre 20 team di progetto e ben 150 persone da coordinare. In tre anni, uno in più di quanto previsto, fu dunque lanciata la nuova piattaforma. Fu subito evidente che le prestazioni erano molto scarse. Il sito era estremamente lento dal punto di vista dell’utente finale e molte delle caratteristiche inserite non rispondevano ai bisogni dell’utente. I clienti erano del tutto insoddisfatti e molti si trasferirono su banche immagini gestite da competitori.
Il management decise quindi di trovare una soluzione veramente innovativa. I dirigenti, alla ricerca di proposte migliori, parteciparono a una conferenza Lean & Agile, nel gennaio 2008 e si convinsero ad applicare questa metodologia per gestire il loro problema.

 

Le prime fasi del nuovo progetto di Getty Images

Il primo approccio permise di individuare i colli di bottiglia del metodo di sviluppo della piattaforma inadeguata, che richiedeva più di un mese per modificare una sola riga di codice, tra valutazioni e permessi da parte del management. All’epoca i numerosi dipartimenti avevano ognuno un Vice presidente, tecnici, project manager e consulenti per la qualità, con processi a cascata connotati da sprechi e inefficienza.

Si decise quindi di introdurre il metodo Scrum – descritto più avanti – nel lavoro del team dell’unico Manager che aveva esperienza del metodo Agile, per trasformare il processo di sviluppo “waterfall” con un metodo efficiente. Il team in questione era interdisciplinare, composto da sviluppatori, valutatori e un Project Manager. Furono fissati obiettivi e scadenze, con riunioni quotidiane per ottimizzare il processo.

Alla scadenza del primo sprint il team presentò agli stakeholder aziendali e ai dirigenti la prima versione del software. Tutti furono entusiasti delle prestazioni del nuovo motore di ricerca, realizzato in un solo mese.

Il gruppo di ricerca continuò a lavorare con obiettivi fissati a quattro settimane e presentazioni mensili. Allo stesso tempo altri team di sviluppo iniziarono a partecipare alle dimostrazioni, sempre più frequentate anche da dirigenti esecutivi, direttori di programma e chiunque fosse interessato a conoscere ciò che stava accadendo nello sviluppo.

Scrum e Agile, grazie alla assunzione di un secondo esperto di queste metodologie, avevano preso piede in Getty Images. Il team esecutivo era finalmente pronto per alcuni grandi cambiamenti di processo. Nel gennaio 2008, Getty Images organizzò un workshop interno e tutti i dirigenti dei team accolsero i nuovi principi e le metodologie di lavoro.

Il problema che emerse è che fino ad allora i team lavoravano a cascata. Era quindi necessario introdurre i principi di Lead & Agile nello stesso tempo. Si dovevano creare team indipendenti e interfunzionali. Tutti i nuovi gruppi di lavoro furono composti da sviluppatori e tester, guidati da un unico manager. A ogni squadra fu assegnato lo sviluppo di un particolare prodotto, in modo verticale. Il Project Manager fu trasformato da gestore di progetti a responsabile di prodotto. Il timing settimanale degli sprint e la formazione sui processi Lean e Agile furono la chiave della trasformazione del lavoro dei gruppi e del successo della piattaforma elaborata dai team.

Attualmente in Getty Images si continua a gestire il business attraverso l’applicazione dei principi Lean & Agile e delle metodologie Scrum e Kanban, anche quest’ultima applicata per la prima volta in Toyota, la cui adozione ha modificato il lavoro suddiviso in spint settimanali in un flusso continuo di sviluppo.

 

I metodi Lean & Agile più diffusi

Se Lead e Agile sono due teorie, a esse sono collegati i framework che ne rendono applicabili i principi.


Kaizen

È impossibile parlare di Lean senza presentare Kaizen, la metodologia operativa di riferimento. In Giapponese kaizen si traduce con “miglioramento”. Nell’ambito industriale e di sviluppo di prodotto Kaizen consiste nel miglioramento continuo. Esso deve coinvolgere tutta l’organizzazione aziendale, dal management a tutte le altre figure professionali. Il concetto non era in genere applicato nelle aziende occidentali, nelle quali i processi venivano ottimizzati con maggiore lentezza. Alcune linee di prodotto potevano infatti essere attive per anni, senza alcun efficientamento e successivamente modificate con alti investimenti e innovazioni tecnologiche. Il metodo Kaizen richiede tuttavia il forte coinvolgimento dei dipendenti, ai quali è richiesto di sviluppare lo spirito critico e analizzare continuamente le fasi dei processi a essi affidati.


Scrum

Al pensiero Agile si affianca invece il metodo Scrum. Il termine richiama la posizione di una squadra di Rugby che prima del gioco si compatta in una sorta di abbraccio collettivo. Scum è un metodo veloce ed efficace per dare valore a un progetto. Esso garantisce la massima trasparenza e collaborazione sia all’interno di un gruppo di lavoro che tra vari team ed è applicabile a progetti di tutti i settori. Si tratta in sostanza di regolare lo sforzo collaborativo e creativo attraverso una metodologia che lo ordina e lo rende condiviso.

Scrum si basa su team autogestiti che operano suddividendo il lavoro in cicli molto brevi chiamati sprint. In sostanza si crea un project backlog, una lista di problemi da risolvere, uno sprint backlog, che riguarda le attività da portare a termine nello sprint successivo, e un DoD, acronimo di definition of Done. Esso individua i criteri per considerare svolta interamente una fase di lavoro. La progressione del lavoro è gestita attraverso il Daily Scrum, un momento quotidiano di circa 15 minuti che serve a programmare la giornata di lavoro sulla base dei risultati di quella precedente.

 

I più diffusi tool per applicare i principi Lean

Il pensiero snello può trovare applicazione attraverso tool creati proprio per renderlo fruibile. Tra questi:

 

Trello

Sviluppato da Fog Creek Software, è un tool gratuito. Ideale per studenti e team di lavoro, Trello permette di ottenere una visione generale dello stato della progettazione, degli allegati e del flusso delle attività. È possibile inserire gli Avatar dei membri e collaborare in tempo reale. Trello permette di inviare messaggi ai componenti dei team e generare sondaggi, dispone di una app e si integra facilmente con Dropbox e Google Drive.

 

LeanKit

Il principale competitore di Trello permette di gestire progetti e discussioni interne al team di lavoro. È suddiviso in aree di lavoro e offre una bacheca che permette di spostare ogni riquadro, colorarlo, inserire una scadenza di consegna e prevedere molte altre funzioni. È prevista una prova per 30 giorni, poi il tool diventa a pagamento.

I migliori tool per il metodo Agile

L’applicazione del metodo Agile comporta l’utilizzo di tool per il Project Management. In questo campo sono tanti gli strumenti a disposizione. Tra tutti sono molto diffusi:


Atlassian JIRA

Si tratta di uno dei migliori strumenti di Project Management utilizzati dai team Agile. Sono disponibili Scrum Board personalizzabili che possono adattarsi al flusso di lavoro di ogni team. Queste lavagne virtuali permettono di visualizzare tutto il lavoro in uno sprint, gestendo i backlog – le cose da fare – e le scadenze previste. Le attività degli sprint sono mostrati in tempo reale con l’aiuto di diagrammi di flusso, grafici che mostrano la velocità del lavoro e sono integrabili con oltre 1.000 componenti aggiuntivi e la app di riferimento.


Asana

Si tratta di una piattaforma per la gestione dei progetti. Il software è piuttosto intuitivo e sostituisce le email interne con un sistema di to-do list e task suddivisi sulla base dei progetti. Asana facilita le conversazioni tra utenti con emoticons, invio di link e file da Dropbox e Google Drive, e di ricevere aggiornamenti senza avvalersi di email o chat. Il tool è a pagamento.

 

Le migliori guide e i libri sul Lean management

Sono numerosi i testi sull’approccio Lean, i cui principi sono stati teorizzati decine di anni fa. Tra quelli recenti hanno buone recensioni:

 

1. Gemba Kaizen. Un approccio operativo alle strategie del miglioramento continuo. Con le storie delle aziende italiane che ce l’hanno fatta, autore: Masaaki Imai, editore FrancoAngeli

 

Il testo descrive le modalità di inserimento del Kaizen in azienda. Secondo l’autore il concetto di miglioramento continuo può essere adottato come fosse una vera a propria tecnologia. Alla sua seconda edizione, il testo offre spunti per la crescita aziendale proponendo un percorso in grado di apportare miglioramenti giorno dopo giorno. Sono descritti casi di aziende internazionali e racconta la crescita di alcune imprese italiane che hanno applicato il Kaizen come acceleratore per lo sviluppo.

 

2. Agile project management. Overview delle principali metodologie Agile quali Scrum, XP, DSDM, Lean Software Development e guida all’esame di certificazione PMI-ACP, autore: David Corbucci, editore FrancoAngelii

 

Il libro ha l’obiettivo di presentare i framework e le metodologie Agile più efficaci e realizzare un prodotto che sia di valore per gli utilizzatori. Il vantaggio è quello di snellire le fasi di progetto e di modellarle sui bisogni del cliente. L’Agile Project Management si avvale di metodologie per la gestione dei progetti di tutti i settori. La pubblicazione descrive i supporti per  Scrum, DSDM (Dynamics System Development Method), EVO (EVOlutionary Development), Crystal Clear, Lean Software Development, e alcuni altri.

 

I siti di riferimento per Lean e Agile

Non mancano, ovviamente, siti specializzati che riguardano i principi e le applicazioni del metodo Lean. Ecco i migliori:


1. Lean.org

Il sito del Lean Enterprise Institute, un’associazione inglese non profit, ha la missione di diffondere il pensiero e le metodologie Lean. Il LEI svolge ricerche, propone laboratori didattici, pubblica libri ed ebook, organizza conferenze e condivide informazioni pratiche sull’approccio Lean. Il sito è sostenuto da una community che apprezza il valore dei materiali proposti nel sito e negli eventi.

2. Scruming.com

Il sito, gestito dal uno dei creatori di Scrum, presenta numerose risorse online per essere aggiornati sul metodo di lavoro. Vengono pubblicati sul sito articoli, guide e videolezioni molto curate. Un blog da frequentare.