Introduzione al Lean Management: principi e fasi

Cos'è il Lean Management?

• il just in time, che consiste nella necessità di produrre sulla base dell’effettiva domanda
• l’autonomazione, autonomia ed automazione, cioè l’automazione aiutata da una componente umana, che consiste nell’identificazione di errori ed anomalie in maniera automatica. Tali automatismi aiutano a far risparmiare tempo al singolo lavoratore, che potrà invece concentrarsi su attività a più alto valore aggiunto.

I principi del Lean Management

1. Definire il valore: in questa fase è necessario comprendere quale sia il reale valore che, come azienda, nella gestione di un progetto, nella vendita di un prodotto o nella vendita di un servizio, generiamo nei confronti del nostro cliente finale. Per farlo, è necessario guardare tutto con gli occhi del cliente. La domanda da farsi in questo caso è “quanto sarebbe disposto a pagare il cliente se sapesse cosa si nasconde dietro al processo produttivo del mio prodotto o del mio servizio?”.
2. Definizione del flusso di lavoro: per definire il valore per il cliente e per rispondere alla domanda del primo punto, dovremo interrogarci sul nostro flusso di lavoro e analizzarlo accuratamente. Questo ci aiuterà ad individuare eventuali inefficienze, ridondanze, sprechi di tempo, attività a basso valore aggiunto che svolgiamo abitualmente e che non generano reale valore per il cliente; allo stesso modo potremo comprendere quali sono le attività di maggiore valore, quello su cui è importante concentrarci e che genera maggiore soddisfazione al cliente. In questa fase rintracceremo anche le attività che, pur non essendo di valore, sono comunque necessarie e non negoziabili.
3. Ottimizzare il flusso: avendo chiaro il valore che si attende il cliente e le inefficienze del nostro processo, saremo pronti ad ottimizzare il flusso e a trovare reali soluzioni di ottimizzazione. A questo punto potremo ridurre gli sprechi di tempo e le inefficienze generate da attività a basso valore aggiunto che non generano risultati o, ancora, trovare modalità di lavoro che consentano di automatizzare attività ripetitive. Recupereremo il tempo per focalizzarci esclusivamente su ciò che genera reale valore e soddisfazione al nostro cliente finale.
4. Implementare un sistema pull: le attività ad alto valore aggiunto devono sempre essere spinte da una domanda del cliente, secondo una metodologia PULL. Il cliente finale, quindi, dovrà realmente percepire come rilevanti queste attività, le quali, a loro volta, dovranno rispondere ad un’effettiva esigenza del cliente. Il rischio in cui potremmo incorrere, infatti, è che anche un’attività ad alto valore rappresenti uno spreco di tempo se il suo valore non è realmente percepito o necessario al cliente.
5. Cercare la perfezione e miglioramento continuo: sarà necessario mantenere un approccio orientato alla continua evoluzione e al continuo miglioramento del nostro processo. La spinta verso la perfezione deve essere costante ed è necessario mantenere, secondo la migliore delle filosofie giapponesi, una profonda umiltà nel comprendere che non si è mai realmente arrivati alla meta. In questo modo sarà possibile agire sempre in maniera innovativa, seguendo alti standard qualitativi.

Le fasi del Lean Management

1. Plan (pianificazione): è la fase di definizione degli obiettivi e dei risultati attesi, sulla base dei quali si definiscono la strategia, il piano di azione e le linee guida di processo.
2. Do (esecuzione): è la fase esecutiva in cui si attua quanto era stato precedentemente pianificato. In questa fase bisognerà porre particolare attenzione a seguire gli obiettivi definiti inizialmente e a non discostarsi da questi.
3. Check (verifica): è la fase in cui si verifica che non vi siano discrepanze tra le due fasi precedenti, cioè tra ciò che era stato pianificato e ciò che effettivamente è stato eseguito in termini di attività.
4. Act (azione): sulla base dei risultati emersi nella precedente fase di verifica, si attueranno eventuali correttivi, miglioramenti, ottimizzazione dei processi nell’ottica di continuo miglioramento. Questa ultima fase riporta nuovamente alla fase di plan.

I benefici del lean management

• efficientamento dei processi
• migliore efficacia e qualità nel raggiungimento degli obiettivi finali
• riduzione dei tempi di lavoro, soprattutto in relazione ad attività ripetitive e di poco valore
• maggiore focus qualitativo sulle attività a maggiore valore aggiunto
• sviluppo delle capacità individuali e della responsabilizzazione delle risorse
• continuo miglioramento del prodotto o del servizio offerto grazie all’attenzione agli obiettivi del cliente
• incremento del valore percepito del prodotto o del servizio.