La formazione in azienda: come migliorare le competenze digitali

La trasformazione digitale delle imprese è ormai in atto. Anche se non in tutti i casi si tratta di cambiamenti sostanziali della strategia aziendale, l’innovazione impone alle imprese di inserire nell’organico nuove figure professionali. Non basta però assumere un paio di esperti: in ogni azienda sono presenti addetti, impiegati e quadri che sono chiamati ad avvalersi di nuovi strumenti di lavoro e interagire con piattaforme gestionali online. Gli uffici sono spesso trasformati in open space con scrivanie condivise e la necessità di dotare il personale di computer portatili. In alcuni casi anche il badge che registra l’entrata e l’uscita è sostituito da applicazioni web based, attivate dall’utente.

L’introduzione in azienda della cultura digitale

La digitalizzazione riguarda tutti? | DIGITAL IS NOT AN OPTION

🌈Se è vero che la digitalizzazione dei nostri business è responsabilità di professionisti esperti di IT e trasformazione digitale, dall’altro deve coinvolgere tutte le funzioni all'interno di un'azienda.Il successo del cambiamento richiede infatti la collaborazione di tutte le persone che quotidianamente lavorano fianco a fianco.

Gepostet von Talent Garden Innovation School am Sonntag, 3. Juni 2018

L’innovazione digitale non consiste nel solo aggiornamento degli strumenti informatici perché la digitalizzazione costituisce un reale vantaggio competitivo rispetto ai concorrenti. Si tratta dunque di molto più che un investimento in dotazioni tecnologiche ma è elemento sostanziale ai fini della modernizzazione, efficienza e dunque della crescita aziendale.

A monte del processo di formazione e crescita professionale è necessario introdurre nella cultura aziendale anche il tema del digitale. In molti casi se ne occupa il Chief Digital Officer (CDO), che è chiamato a guidare il processo di digitalizzazione e collabora alla formazione dei dipendenti.

Sempre di più questa responsabilità viene condivisa dai responsabili dei vari dipartimenti, tra i quali un ruolo importante lo assume quello delle risorse umane. Abbiamo già trattato su questo blog il ruolo delle HR nella trasformazione digitale dell’azienda. Da reparto che si occupava di adempimenti fiscali e buste paga, ora quello delle HR è coinvolto nel reclutamento e nella individuazione delle figure professionali esterne, ma anche delle competenze interne più carenti nell’ambito della digitalizzazione, e si occupa della formazione.


Gli elementi di cultura digitale da trasferire ai collaboratori

Alla base di una cultura digitale aziendale è necessario sviluppare abilità che sono comuni ai vari dipartimenti. Pensiamo ad esempio a una delle difficoltà riscontrate dalle aziende che hanno apportato innovazione digitale: la dematerializzazione dei documenti. Dipendenti abituati a operare con documenti cartacei, numeri di protocollo e fascicoli per l’archiviazione dei documenti faticano molto a cambiare metodo e strumenti di lavoro. La diffusione di una cultura digitale precede quindi l’adozione di nuovi software e strumenti, anche perché l’accettazione di nuovi processi da parte dei collaboratori costituisce un elemento essenziale per il successo della innovazione digitale.

Tra queste abilità non possono dunque mancare:

– la conoscenza del web. Si tratta di mettere nelle condizioni i propri dipendenti di recuperare informazioni, identificare quelle più utili e provenienti da fonti certe e condividere dati e documenti attraverso la rete

– la gestione della comunicazione digitale. La cultura digitale mette i dipendenti nelle condizioni di comunicare efficacemente tra loro e con soggetti esterni, partecipare a gruppi di lavoro e curare la propria identità digitale

– la cura dei dati e della sicurezza. In azienda è utile introdurre abilità trasversali relative al valore e alla sicurezza dei dati sensibili, attraverso l’uso degli strumenti digitali

– la creatività. Alla capacità di utilizzare correttamente gli strumenti digitali deve essere abbinata l’abilità nella creazione dei contenuti digitali in diversi formati, di saper gestire i documenti condivisi in cloud  e di integrare e modificare elementi esistenti

– l’autonomia. I dipendenti devono essere coinvolti fino ad acquisire una capacità di rendersi autonomi rispetto alle esigenze di conoscenza e utilizzo di strumenti digitali che facilitano il lavoro e risolvono problemi.

Se la cultura digitale sarà ben trasferita alle risorse umane che operano in azienda, si raggiungerà un adeguato livello di autonomia e capacità di risolvere da soli le difficoltà presentate dai software e dalle piattaforme online.

L’obiettivo più a lungo termine è quello di avere collaboratori capaci di formarsi autonomamente per gestire al meglio il lavoro ad essi affidato. I vantaggi per l’azienda sono evidenti. Lo conferma una ricerca di Microsoft e KRC Research, che dalla fine del 2017 e l’avvio del 2018 hanno analizzato l’attività di oltre 20.000 dipendenti di medie e grandi imprese di 21 nazioni, tra i quali 1.000 in Italia. Oggetto della ricerca è stata la valutazione della qualità della comunicazione tra persone, l’attitudine al lavoro, le prestazioni e l’utilizzo di tecnologie. I dati confermano che nelle aziende nelle quali è stata introdotta una cultura digitale i dipendenti sono:

10 volte più valorizzati grazie alla crescita delle motivazioni

4 volte più innovativi e collaborativi

2 volte più produttivi

rispetto a contesti analoghi, nei quali non è stata tuttavia introdotta l’innovazione digitale.

Dalla stessa ricerca emerge inoltre che:

solo il 5,7% dei dipendenti italiani di età superiore ai 36 anni si sente valorizzato in ambienti lavorativi caratterizzati da una debole cultura del digitale. Il 54% degli stessi dipendenti apprezza invece un contesto che prevede l’innovazione digitale

nella fascia di età sotto i 36 anni nessuno (0%) dei dipendenti si sente valorizzato in ambienti lavorativi poco digitalizzati. Il dato sale a 21% rispetto ai lavoratori che operano in un contesto digitalizzato.

Se la motivazione è condizione necessaria affinché i collaboratori diano il meglio, risulta evidente che una scarsa digitalizzazione non valorizza i dipendenti e li rende poco entusiasti rispetto alle mansioni svolte.

 

La formazione in azienda. Come migliorare le competenze digitali

La cultura digitale costituisce un elemento trasversale all’azienda, che è difficile trasmettere erogando formazione specifica in forma tradizionale. Si tratta infatti non di proporre semplicemente contenuti formativi, ma di adottare un modello nuovo, che sappia trasferire una miscela di conoscenze, informazioni, stimoli ed elementi operativi.

La formazione dovrà quindi tenere conto di alcuni principi generali, che contribuiscono a rendere più efficace una formazione così specifica come quella relativa alla digitalizzazione:

– individuare gli obiettivi. La formazione del personale deve essere programmata in base agli obiettivi specifici che i manager hanno individuato. Nuovo software? Nuovi macchinari? Nuovi processi aziendali? In questi ambiti si deve orientare il processo formativo affinchè sia immediatamente efficace e attivi un processo di autoformazione sulla base del learning by doing

– la teoria è meno efficace della pratica. Riguardo alla trasmissione di competenze digitali, l’effettuare formazione di carattere pratico facilita l’apprendimento e l’utilizzo degli strumenti e dei software da parte dei dipendenti. Utilizzare una nuova piattaforma, apprendere procedure digitalizzate rispetto a quelle adottate per decenni è più semplice se l’apprendimento è condotto on the job e si avvale degli strumenti operativi che il dipendente è chiamato a dominare

– la formazione digitale fa emergere i talenti. Formare i dipendenti alla digitalizzazione riserva sempre sorprese. Può accadere infatti che le persone percepite come più orientate all’innovazione stentino di più a intraprendere un percorso di upskilling, mentre altri collaboratori possono mostrare attitudini impreviste. Accade anche che si ribaltino i ruoli e una persona con un ruolo superiore venga invece superata nelle competenze digitali da un suo sottoposto. La attitudine ad integrare i nuovi processi digitali nel proprio lavoro è infatti “democratica” e permette a ciascuno di evidenziare le proprie attitudini non ancora valorizzate. La formazione digitale diventa uno strumento molto valido per trattenere in azienda i lavoratori migliori.

 

Le tecniche per trasmettere competenze digitali ai dipendenti

La formazione digitale dei dipendenti di un’azienda è un prodotto tailor made. Inutile erogare corsi già progettati e orientati a fornire contenuti generici, perché ogni azienda ha le sue specificità e opera con vari strumenti digitali. La customizzazione della formazione consente di acquisire in velocità competenze e imparare procedure e attitudine all’uso delle piattaforme che gestiscono i nuovi processi.

 

Il blended learning, una formazione mista

Non è ipotizzabile, soprattutto nell’ambito dell’industria, erogare formazione prettamente frontale a persone che operano in contesti produttivi e non frequentano aule ma impianti industriali. Inoltre la formazione digitale è un processo permanente, che segue l’evoluzione tecnologica. Ci si deve quindi interrogare sulla validità di una formazione che non sappia attivare nei dipendenti l’abilità di continuare a formarsi in modo per lo più autonomo.

Si tratta quindi di progettare una formazione mista, che unisca a momenti di teaching in aula, con tempi brevi, anche attività non convenzionali. Nei momenti di formazione frontale il formatore è chiamato a trasmettere contenuti coinvolgenti e azionare la comunicazione bidirezionale e lo scambio di opinioni e informazioni tra i partecipanti, rispondendo alle loro domande.

Se nel momento formativo si tratta dell’uso di strumenti digitali – tablet, computer portatili o specifici strumenti digitali che comandano macchinari o gestiscono processi – il formatore deve mettere tutti i discenti nella condizione di saper utilizzare questi dispositivi, quantomeno nelle funzioni generali.

La validità della formazione si misura sulla capacità di raggiungere competenze minime, che attivino però la capacità di autoapprendimento del dipendente, non più spaventato dall’innovazione digitale ma consapevole che questa rappresenta un elemento fondamentale del processo di sviluppo dell’azienda.

Si alterneranno a momenti formativi in aula situazioni nelle quali la formazione sarà condotta nel contesto di lavoro, affiancando il dipendente che è operativo sulla sua postazione, affinché acquisti fiducia e impari a dominare i nuovi strumenti di lavoro utilizzati quotidianamente.

Anche il reverse mentoring è molto utile in un processo di formazione digitale aziendale. Si tratta di avvalersi della facilità con i quali i più giovani governano gli strumenti digitali per attivare una formazione condotta dai dipendenti nativi digitali nei confronti dei collaboratori più anziani. Se ben condotta, una formazione bidirezionale tra junior e senior risulta molto valida perchè permette di risolvere, spesso in tempo reale, qualche difficoltà nell’utilizzo degli strumenti digitali senza rallentare il lavoro. Si può pertanto prevedere una formazione differenziata, che consenta ai più giovani di essere immediatamente operativi e attivi nei confronti dei dipendenti meno competenti, erogando ai meno giovani una sorta di formazione continua, svolta attraverso momenti formativi ma anche sul campo, avvalendosi dei dipendenti junior, quando c’è bisogno di consigli immediati durante l’attività lavorativa.

La cultura digitale rappresenta un valore aggiunto per ogni azienda. Inserire momenti formativi che trasmettano competenze digitali trasversali e specifiche rispetto a ruoli e strumenti di lavoro è una sfida che coinvolge tutti i settori, dalla produzione di beni al commercio ai servizi. Essa deve essere gestita personalizzando i contenuti e progettando i momenti e le tecniche formative per raggiungere gli obiettivi prefissati. Il processo formativo non si interrompe con la fine dei corsi, ma procede attraverso una formazione continua che prevede autoformazione, learning by doing e coinvolgimento dei nativi digitali.

Leggi anche: HR e Digital Transformation: la tecnologia nella gestione delle risorse umane

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