Come scegliere la giusta metodologia di Project Management, un’intervista con Maja Lidberg

Le metodologie di Project Management come Agile, Scrum e Kanban sono diventate una parte importante del nostro vocabolario di business. Oggi parliamo con Maja Lidberg, docente del corso in Project Management di Talent Garden Copenhagen, per scoprire di più sulle sopracitate metodologie: perché dovremmo usarle, quali sono le migliori ma anche come combinarle con i migliori software e strumenti in circolazione.

 

Choosing a Project Management Methodology

 

Esattamente cos’è una metodologia di Project Management?

Essenzialmente si tratta di un framework per gestire un progetto utilizzando una precisa terminologia, definendo il workflow, impiegando delle tecniche, regole, struttura organizzativa e filosofia specifiche. Una metodologia di Project Management ti aiuta a definire come strutturare il progetto – se lavorare in “circular sprint”, con un metodo Waterfall o attraverso un’unica, lunga delivery lineare. Può anche determinare come decidi di organizzi il tuo team e quanta responsabilità deve ricadere su ciascun componente del gruppo. Il tuo team si gestirà da solo o bisogna prevedere un leader?

Scegliere una metodologia piuttosto che un’altra ti aiuta anche a definire quale terminologia usare, al fine di evitare così qualsiasi incomprensione, ma anche a decidere come intendi visualizzare i tuoi risultati di volta in volta, insieme al tuo team e a tutti gli stakeholder coinvolti.

 

Quali sono i metodi di Project Management più conosciuti?

Il metodo più diffuso, che è ormai praticamente diventato parte del linguaggio comune, è Agile. La metodologia agile è particolare perché non è proprio una metodologia in sé, ma piuttosto un set di principi per sviluppare con successo un software. È user-centric, si basa sul co-design con il cliente, minimizza l’importanza di processi e documentazione, enfatizza l’importanza del feedback e dell’iterazione e opera in piccoli cicli. Piuttosto che pre-pianificare il suo progetto, un project manager agile si adatterà velocemente a qualsiasi nuova soluzione, rispondendo e “iterando”. La prevedibilità, che è un fattore importante in molte metodologie di project management, non è invece rilevante per quelle agile; conta piuttosto come rispondi agli imprevisti. Più velocemente ed efficientemente lo fai, meno soldi e energia sprechi.

Un altro metodo di project management si chiama Scrum, e punta a migliorare il lavoro di gruppo, la comunicazione e l’efficienza. Lo Scrum opera con team di fino a 9 componenti, auto-gestiti, e il processo viene guidato dal cosiddetto Scrum Master. Questa metodologia divide il lavoro in “Sprint” (dalla durata di circa 2-4 settimane) e ciascuno sprint si conclude con un meeting dove il team e il Product Owner definiscono se il prodotto rientra nella “DoD”, la “Definition of Done”.

La terza metodologia più conosciuta si chiama Kanban. Si concentra sull’efficienza e usa un approccio Lean per disfarsi di tutti i processi superflui che rallentano il progetto. Non è così prescrittiva e dettata da regole come lo Scrum, ma come quest’ultimo si lavora in team auto-gestiti. L’idea principale è visualizzare i workflow, limitare il “work in progress” e qualsiasi potenziale collo di bottiglia, e continuamente valutare e migliorare i processi. È particolarmente utile per un lavoro che richiede un output costante, come la produzione, il supporto e il mantenimento.

 

Come si sceglie l’approccio di Project Management più giusto?

Prima di tutto, è importante capire che non c’è una risposta giusta per tutti. Per scegliere la metodologia per il tuo progetto, devi guardare a elementi come il budget, la flessibilità della timeline, le tue risorse in termini di team, il livello di coinvolgimento degli stakeholder, etc. Un metodo Waterfall, per esempio, potrebbe non andare bene per un progetto le cui esigenze potrebbero cambiare man mano, essendo abbastanza rigido. L’agile, d’altra parte, non va bene per un progetto con un obiettivo chiaro, visto che non è previsto un punto di arrivo definito in questo processo continuamente iterativo. Potrebbe anche essere la risposta sbagliata per qualcuno che non vuole coinvolgere troppo il cliente o il Product Owner nel processo. Oppure ancora, potresti aver bisogno di un metodo con una leadership chiara e definita.

 

Quali sono i principali benefici dell’usare una metodologia di Project Management?

Usare una metodologia da consistenza al progetto. Saprai cosa succederà in anticipo, e non correrai il rischio di perdere traccia a metà dell’opera, dato che i passi sono già stati delineati verso un esito ben preciso. Inoltre, una metodologia fornisce a te e al tuo team molta chiarezza, visto che ciascun componente comunica con la stessa terminologia, conosce le regole, i processi e gli strumenti, ed è consapevole di quali sono gli step successivi. Entra in gioco un altro benefit quando l’intera organizzazione decide di usare una metodologia comune. Questo rende molto più facile lavorare con team cross-functional e permette di far partire il progetto rapidamente, dato che tutti sono familiari con il metodo sin dall’inizio.

 

Esistono diversi software di Project Management a seconda del metodo?

Sì. Alcuni software di project management funzionano sicuramente meglio per certe metodologie. I grafici GANTT, ad esempio, sono spesso usati in combinazione con le metodologie Waterfall a causa delle loro timetable rigide e il focus sull’ordine predeterminato dei task. Come si evince dal nome, le tabelle Kanban, ovvero lo strumento di visualizzazione dei flussi di lavoro, sono usate insieme alla metodologia Kanban. Ci sono molte opzioni di calendari in circolazione, che sono molto utili se usati con lo Scrum o XPM. I progetti che coinvolgono gli stakeholder e implicano molti cambi rapidi e che usano le metodologie Agile, trarranno beneficio dall’avere il loro software su device mobili così da poter cambiare la timeline in tempo reale.

 

Il Project Management aiuta i team ad adattarsi al lavoro da remoto.

Usare queste metodologie e il project management in generale è un aspetto chiave del nuovo modo di lavorare in remoto causato dalla crisi sanitaria. Alcuni report e statistiche confermano il bisogno e il valore che un buon project management porta al lavoro di team distanti tra loro. Per esempio, The Institute of Leadership & Management riporta che l’88% dei lavoratori fa molta fatica a lavorare con pratiche poco costanti nel tempo e con problemi di incomprensione. Nonostante l’84% parli di miglioramenti nell’equilibrio casa-lavoro, la mancanza di un’identità di team causa isolamento e solitudine. È importante anche capire che quando i team hanno obiettivi chiari, il carico di lavoro può essere distribuito meglio, riducendo i casi di burnout – quello che ultimamente è diventato un chiaro problema ben diffuso, come dimostrato dal Blind an Anonymous Professional Network, secondo cui il 61% dei professionisti ha avuto un esaurimento a febbraio, percentuale che è cresciuta fino al 73% a maggio.

 

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