Sistema Kanban: una panoramica della metodologia Kanban

Introduzione alla metodologia Kanban

La metodologia Kanban è stata originariamente sviluppata nei primi anni Quaranta in Giappone da Taiichi Ohno (ingegnere industriale e uomo d’affari) nel tentativo di migliorare i flussi di lavoro di Toyota Automotives. La particolarità del Kanban è che si tratta di un modo «gentile» di provocare i cambiamenti: piuttosto che innescare rivoluzioni, si basa sull’avvio di un processo di continui piccoli miglioramenti in relazione tra loro. Non richiede di buttare via tutto ciò che si è fatto e ricominciare da capo,  concentrandosi piuttosto su ciò che si sta già facendo e basandosi su quello.

 

Grazie a questo approccio non distruttivo è più facilmente accettato dai team e dal management, poiché non minaccia il flusso di lavoro effettivo, l’organizzazione del team o le persone coinvolte, ma fa sì che i cambiamenti scaturiscano da molte piccole parti. È estremamente flessibile. Kanban può  essere applicato a qualsiasi tipo di progetto o flusso di lavoro, in qualsiasi campo: dall’automotive al marketing, dallo sviluppo software alle vendite, ed è particolarmente adatto alle aree di lavoro intellettuale.

 

Kanban è la traduzione in caratteri alfabetici di una parola giapponese che significa «tavola visiva« o «segno». È infatti una metodologia visuale, che richiede la preparazione di una «Kanban board», dove seguire in maniera  visiva l’avanzamento di un progetto o di un flusso di lavoro. Nella sua versione più semplice può essere immaginata come una lavagna in cui mettere note adesive su tre colonne: «da fare», «in corso», «fatto». Ottenendo in questo modo un colpo d’occhio sul come un progetto stia andando. 

Ovviamente, Kanban è molto di più.

 

I Quattro principi fondativi Kanban

 

Applicare Kanban implica l’essere consapevoli dell’insieme di principi e regole che esso segue e che, pur non essendo rigide, offrono linee guida precise. Questi i quattro principi fondamentali:

 

  1. Comincia da quel che stai facendo
  2. Concorda sull’ottenimento di cambiamenti evolutivi e progressivi
  3. Rispetta inizialmente I ruoli, le responsabilità e le gerarchie
  4. Incoraggia iniziative di leadership a tutti I livelli

 

È evidente da quanto sopra che la metodologia Kanban – come abbiamo detto prima – si concentra sull’ottenimento di piccoli cambiamenti non dirompenti.

 

Il primo principio sottolinea ad esempio il fatto che la modifica contemporanea dei processi o dei flussi di lavoro esistenti può essere dannosa. È meglio lasciare che i cambiamenti avvengano gradualmente e non forzare la squadra a un ritmo nel quale non si sente a proprio agio. Di fatto, Kanban non richiede di apportare modifiche organizzative dall’alto, spesso mal recepite, ma incoraggia piuttosto il team a identificare e apportare in modo collaborativo le modifiche necessarie. Allo stesso modo le persone a ogni livello (e non solo il senior management) sono incoraggiate ad apportare le loro idee e contribuire. Il punto è superare la paura e la resistenza al cambiamento che spesso possono nascere in un’azienda.

 

Le sei pratiche fondamentali Kanban

 

È con le 6 pratiche fondamentali che possiamo vedere lo «spirito» Kanban chiarisi completamente. Esse sono:

 

  1. Visualizza il flusso di lavoro
  2. Limita il WIP (Work in Progress)
  3. Gestisci i flussi di lavoro
  4. Rendi esplicite le metodologie di processo
  5. Implementa cicli di feedback.
  6. Migliorare in maniera cooperativa, evolvere in maniera sperimentale

Kanban si concentra sull’ottimizzazione dei flussi di lavoro. La prima cosa che occorre fare è visualizzarlo (prima pratica) con l’ausilio di una lavagna Kanban, che può essere fisica o elettronica. 

A seconda della complessità dei flussi, la lavagna potrà essere semplice o molto complessa.

In qualsiasi sua forma,si utilizzano schede colorate per identificare i diversi elementi e fasi dei processi. In una lavagna fisica, potrebbero essere utilizzati dei post-it.

Le altre pratiche fondamentali riguardano il controllo del flusso di lavoro: quando si adotta Kanban occorrerebbe provare a completare le attività che sono state iniziate prima di avviarne di nuove (limitare il WIP), evidenziare le fasi del flusso di lavoro ed evitare colli di bottiglia identificandoli rapidamente. Rendi esplicite le tue linee guida per evitare incomprensioni tra i membri del team e lavora in modo sperimentale, come nel metodo scientifico, con agili fasi di prova ed errore, valutando costantemente i processi.

 

Software Kanban

Anche se le schede fisiche sono un ottimo modo per iniziare a praticare Kaban, l’utilizzo del software Kanban giusto può aiutare a risparmiare tempo e a lavorare in modo più fluido, grazie alle numerose funzionalità integrate. 

Esistono molte soluzioni software tra cui scegliere. 

Le più note sono Kanbanize, Jira, Trello, Asana, Smartsheet e Flow-e

Il modo migliore per capire se uno di questi è adatto alla propria azienda è provarli, utilizzando le versioni gratuite o di prova.

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