Digital Working: las mejores herramientas

La digitalización ha dado paso a la innovación en cuanto a herramientas de trabajo se refiere, la mayoría de las veces mejorando su calidad. Sin embargo, si todavía te sientes “digitalmente” incómodo, agotado, alerta e inquieto, puede ser que las herramientas que uses no sean las correctas. Si es así, necesitas progresar en el entorno digital en el que estamos inmersos para llegar a un estado que combine productividad, calma y concentración. Averigüemos juntos cómo hacerlo y cuáles son las herramientas que pueden ayudarnos en este viaje.

Editor online colaborativo

Google documents, Office 365 y Dropbox Paper

Para compartir y colaborar, es hora de dejar de enviar correos electrónicos y empezar a usar herramientas especialmente creadas para ello. ¿Algunos ejemplos? Google Documents, Office 365 y Dropbox Paper. El primer beneficio tangible es que nunca más tendremos que volver a reenviar un documento para integrar los cambios realizados por diferentes personas, porque cualquier cambio se sincronizará automáticamente; el segundo es que los cambios, sugerencias y comentarios tendrán lugar en tiempo real, tú mismo verás cómo tus compañeros hacen los cambios en el momento. Además, para incluir a alguien en el documento o asignar tareas dentro de él, podemos etiquetar a gente de nuestro equipo en los comentarios, igual que en las redes sociales, y ellos recibirán notificaciones.

Herramientas de gestión de proyectos

Airtable, Quip, Asana, JIRA y Trello

Junto con la colaboración, al trabajar en equipo es necesaria una buena coordinación de tareas: sigue siendo una práctica muy común planificar y coordinar proyectos con una hoja de cálculo donde se pueden insertar tareas, descripción, responsables, plazos, progreso, etc. Si nos intimida la idea de abandonar el viejo Excel, podemos mejorarlo probando uno de los editores en línea modernos que están marcando tendencia en la gestión de proyectos, como Airtable o Quip.  

Para proyectos más complejos, vale la pena considerar herramientas de gestión más sofisticadas, como Asana, JIRA o Trello.  Trello es el más sencillo y se basa en el método kanban con tableros virtuales y post-its. Asana está especialmente centrado en la lista de tareas, útil para priorizar, administrar procesos secuenciales, como contratar, o administrar tareas que involucran varios proyectos. JIRA es la más personalizable y compleja, pero gracias a su versatilidad es ahora la opción más popular para los equipos de programadores.

Chat integrado

Slack y Microsoft Teams

La comunicación es otra piedra angular de muchos contextos de trabajo. En particular, la mensajería se está convirtiendo cada vez más en la columna vertebral de los flujos de información, especialmente desde que apareció Slack por primera vez. Pero, ¿qué es Slack? Tiene la funcionalidad básica de un programa de mensajes, como Skype, con mensajes dirigidos a personas individuales o un grupo. A continuación, agrega mensajes en canales, es decir, grupos que giran en torno a un aspecto o tema específico, identificados con un #hashtag, en los que cualquier persona puede participar. Por último, ha hecho que los bots mágicos sean accesibles, comandos específicos que te permiten interactuar con herramientas externas mientras te mantienes dentro de la aplicación. Slack se ha convertido en tiempo récord en un must-have de las empresas modernas, ya que funciona tanto para las comunicaciones internas como externas y está potencialmente integrado con cualquier plataforma existente, donde toda la información se recopila y se puede buscar: por lo tanto representa una categoría de producto propia y no es casualidad que grandes gigantes tecnológicos como Microsoft, Google, Cisco y Amazon hayan lanzado productos en la misma línea.

El chat integrado tiene algunos beneficios clave de comunicación. En primer lugar, todas las comunicaciones se convierten instantáneamente en parte del conocimiento colectivo, sin necesidad de repetirse varias veces. El capital intelectual, generalmente disperso en mil canales de conversaciones en vivo, también está centralizado en un solo lugar donde la información se puede buscar gracias a herramientas como Guru o Tettra.

Herramientas alternativas para reuniones

Los Snippet

Reuniones alternativas que requieren presencia física en herramientas asincrónicas que permiten a tu equipo mantenerse al día sobre el estado de tu trabajo, como Snippet semanal. Los snippet reemplazan las reuniones de reporte del estado de una tarea y funcionan de una manera muy sencilla: en un día y hora fijos, todos responden a un correo electrónico automatizado indicando la lista de cosas hechas en la semana anterior y la lista de cosas planeadas para la semana siguiente. Estas listas se ponen a disposición de todos, en forma de informes semanales. Los Snippet son en este sentido una herramienta que también es válida para su uso individual, permitiendo a todos capturar y celebrar el progreso realizado, identificar patrones de éxito en ciertos enfoques o identificar aspectos de comportamientos que se pueden mejorar. Este método se puede experimentar con Basecamp o con herramientas ad hoc como I Done This o Answerbox.

Aplicaciones para automatizar flujos de trabajo

IFFT, Zapier, Microsoft Flow

La automatización del flujo de trabajo está ahora al alcance de todos, con aplicaciones como IFFT, Zapier o Microsoft Flow.  Estas herramientas permiten conectar diferentes servicios en línea entre sí cuando se producen ciertos eventos. Por ejemplo, siempre que se programe una reunión en Google Calendar, puede crear un documento con el mismo título de reunión, compartido con los asistentes, así como desde el RSVP de la reunión. Si nos ocupamos de la automatización de herramientas de marketing, podemos conectar diferentes plataformas: imaginemos que tenemos un white paper o una búsqueda en el mercado que queremos ofrecer a aquellos que dejan su correo electrónico: primero podríamos enviar un correo electrónico de agradecimiento, luego podríamos registrar la dirección de correo electrónico en un documento de Google Sheets (similar a Excel pero en línea), disponible para otros equipos, como el comercial; a continuación, podemos utilizar un servicio, como Clearbit, que de la dirección de correo electrónico obtiene información sobre la persona y la empresa para la que trabaja, y luego inserta esta información en un sistema de gestión de relaciones con el cliente (CRM). También podemos añadir el envío de una notificación en nuestro teléfono móvil o Slack.

👉 Este artículo fue extraído del libro Human-Centered Work de Edoardo Turelli

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El autor: Edoardo Turelli

Edoardo Turelli es un emprendedor de hi-tech, top-manager e innovador reconocido internacionalmente. En su extraordinario viaje, primero en Italia y luego en Londres, ha explorado diferentes sectores alcanzando el más alto nivel en cada uno. Cofundó Koinup, una compañía global de redes sociales que fue adquirida a los 6 años; creó Flux, una aplicación de 100.000 descargas que aparece como favorita en más de 100 países de todo el mundo. Diseñó una metodología ágil que en 9 meses llevó a su equipo londinense de Adbrain a crear un producto que facturaba un millón de euros al año. Estos 20 años de éxito internacional en emprendimiento, tecnología y gestión, Edoardo los ha condensado en un nuevo estilo de trabajo, fresco, innovador y, sobre todo, humano. Ha dado forma a un nuevo paradigma de trabajo, compuesto por enfoques y métodos prácticos para poner a las personas en condiciones que les permitan hacer su trabajo alcanzando su máximo potencial. Una visión vanguardista de la forma de trabajar, asociada con prácticas concretas que se aplicarán en la vida cotidiana. Edward ha sido invitado a hablar como experto en human-centered work, en empresas internacionales, academias, universidades y conferencias.

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